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Trasparenza, sicurezza e controllo: il futuro della gestione documentale

06
Ott

Vogliamo cambiare il modo in cui il mondo tratta i documenti. Il nostro standard mette trasparenza, sicurezza e controllo al centro: ogni file ha una storia verificabile, ogni accesso è tracciato, ogni condivisione è protetta. Benvenuti nel futuro della gestione documentale, dove la fiducia non è un atto di fede ma un risultato tecnico misurabile.

Perché “trasparenza, sicurezza e controllo” cambiano davvero le regole?

La gestione documentale tradizionale si affida a cartelle condivise, copie multiple e catene di email ingestibili. Questo genera opacità (chi ha fatto cosa?), rischi di violazione e perdita di controllo. Con un’architettura moderna su cloud decentralizzato e registri di attività immutabili, trasparenza, sicurezza e controllo diventano proprietà native del documento, non promesse opzionali.

Che cos’è la trasparenza operativa?

Posso vedere l’intera vita del documento—creazione, revisioni, accessi, condivisioni—senza lacune?
Sì: un registro cronologico firma ogni evento con data/ora e identità dell’utente. Questo crea una “carta d’identità” del file che elimina dispute, favorisce audit rapidi e rende la collaborazione affidabile anche tra team e organizzazioni diverse.

Come si ottiene sicurezza “by design” e non “a posteriori”?

Crittografia e backup bastano?
Servono, ma non bastano. Sicurezza “by design” significa cifratura end-to-end, segmentazione degli accessi, ambienti isolati per progetti sensibili (Audit Room, Edit Room), inviti sicuri a utenti esterni e policy che impediscono copie ridondanti o download non autorizzati. Così la sicurezza non dipende dall’attenzione del singolo, ma dall’architettura.

In che modo il controllo totale non frena la collaborazione?

Spesso più controllo significa burocrazia?
L’approccio “no-copy collaboration” evita duplicazioni: tutti lavorano sulla stessa versione, con permessi granulari (solo lettura, commento, modifica), scadenze,… Risultato: iterazioni più veloci, meno errori, responsabilità chiare e trasparenza completa su chi ha approvato cosa e quando.

Funzioni chiave che portano valore oggi (non domani)

  • Identità del documento: metadati forti (proprietario, versioni, log), QR per condivisioni.
  • Audit & Edit Room: spazi dedicati per due diligence, appalti, gare, contratti—con report finale immodificabile.
  • Permessi intelligenti: SSO, MFA, inviti a clienti/fornitori con scadenze e revoche immediate.
  • Condivisione attiva & passiva: invio controllato o raccolta sicura di file da terzi, senza limiti di formato.
  • Versioning certo: niente più “final-final-ok.pdf”; cronologia unica, recupero rapido e vista differenze.
  • Compliance-ready: tracciabilità, minimizzazione dati, data-retention e audit trail per settori regolati.

Pillole di casi d’uso tipici

  • Studi legali: fascicoli riservati, NDA, data room M&A; trasparenzaprobatoria e controllo degli accessi.
  • Consulenza e appalti: capitolati, offerte, verbali; sicurezzaend-to-end e viste “solo ciò che serve”.
  • Finance & HR: documenti sensibili, onboarding fornitori/dipendenti, firme e scadenze monitorate.

Se la vostra organizzazione vuole elevare trasparenza, sicurezza e controllo da slogan a risultati misurabili, è il momento di provarlo “sul campo”. Richiedete una demo personalizzata: mappiamo i vostri flussi, configuriamo permessi e ambienti di lavoro e vi mostriamo come ridurre rischi, tagliare i tempi di revisione e aumentare la certezza operativa. Benvenuti nel futuro della gestione documentale.

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


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Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


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Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


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Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


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