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I Contatti in Certiblok: contatti singoli e gruppi per una condivisione efficiente dei documenti

18
Ott
I contatti sono essenziali per una comunicazione efficace e per la migliore produttività. La sezione dei contatti è stata progettata per semplificare la condivisione dei documenti e migliorare la collaborazione. I contatti in Certiblok possono essere trattati come singoli o in  gruppi  garantendo così che ogni utente abbia accesso ai documenti necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente.

Con Certiblok, è possibile condividere un documento e assegnarlo a contatti singoli includendo colleghi, partner esterni, clienti e altri stakeholder.

Oltre alla gestione dei contatti singoli, Certiblok permette di creare gruppi di contatti, un’opzione particolarmente utile per la condivisione dei documenti su larga scala. I gruppi possono essere organizzati per dipartimento, progetto o qualsiasi altra categoria rilevante per l’azienda. Ad esempio, è possibile creare un gruppo per il team di sviluppo di un progetto specifico e condividere con loro tutti i documenti necessari, garantendo che ciascun membro del gruppo abbia accesso alle informazioni aggiornate in modo semplice e immediato. Questa funzionalità riduce il rischio di dimenticare qualcuno durante la condivisione e assicura che le comunicazioni siano sempre coerenti e ben gestite.

 

La comunicazione efficace tra i membri del team è ulteriormente supportata dalla nuova finzione Share’n talk che permette agli utenti in condivisione di chattare direttamente sul documento e sulla specifica versione. Una volta che un documento è stato condiviso con un contatto, è possibile utilizzare la chat per discutere dei dettagli, porre domande o fornire chiarimenti, tutto senza uscire dalla piattaforma. Questo riduce la necessità di utilizzare strumenti di comunicazione esterni, come le email, e garantisce che tutte le discussioni siano centralizzate e facilmente accessibili. Inoltre, la chat consente di mantenere un registro delle conversazioni, migliorando la trasparenza e facilitando il recupero delle informazioni in caso di necessità future.

Tutte le comunicazioni e le condivisioni di documenti sono protette da tecnologie avanzate come la blockchain, che garantisce l’integrità dei dati e impedisce qualsiasi tentativo di modifica non autorizzata. L’autenticazione a due fattori può essere attivata per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere alla piattaforma, migliorando ulteriormente la sicurezza dei dati aziendali e la riservatezza delle comunicazioni.

La sezione dei contatti in Certiblok rappresenta quindi uno strumento essenziale per migliorare la condivisione dei documenti e la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder esterni. Grazie alla possibilità di assegnare ogni documento a contatti singoli e gruppi, di definire permessi di accesso personalizzati e di centralizzare le comunicazioni, Certiblok facilita il lavoro di squadra e migliora l’efficienza complessiva del flusso di lavoro aziendale.

Questa funzionalità consente di risparmiare tempo, ridurre il rischio di errori e garantire che ogni utente abbia sempre accesso alle informazioni di cui ha bisogno, contribuendo a un ambiente di lavoro più organizzato e produttivo.

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM® – Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!