Gli importatori che immettono sul mercato dell’Unione macchine e prodotti correlati rientranti nel Regolamento UE 2023/1230 devono garantire conformità sostanziale e tracciabilità documentale sin dal primo ingresso nell’UE. Il Regolamento impone che le procedure di valutazione siano eseguite, la marcatura CE apposta e la documentazione tecnica sia disponibile per le autorità competenti, con contatti digitali chiari sull’etichetta o sul prodotto. Inoltre, istruzioni e informazioni possono essere fornite in formato digitale stampabile, fermo restando l’obbligo di fornire il cartaceo su richiesta dell’utilizzatore.
Che cosa cambia per gli importatori?
Per importatori e distributori il Regolamento UE 2023/1230 rafforza la responsabilità lungo la catena: si deve verificare che il fabbricante abbia svolto la valutazione di conformità, predisposto la documentazione tecnica e apposto la marcatura CE; gli importatori devono inoltre indicare nome, marchio e contatti digitali (sito, e-mail) sul prodotto, con deroghe limitate per motivi dimensionali o di imballo. Le autorità possono richiedere in ogni momento accesso alla documentazione; istruzioni e altre informazioni devono essere precise, aggiornate e nella lingua richiesta dallo Stato membro.
Gestione documentale digitale: cosa serve davvero?
Il testo normativo consente e incentiva la documentazione digitale: istruzioni “in formato digitale stampabile” e disponibilità del cartaceo su richiesta, con oneri di chiarezza, aggiornamento e accessibilità. Per essere conformi, gli importatori dovrebbero adottare un DMS (Document Management System) che assicuri controllo versioni, audit trail, accessi profilati, resilienza e disponibilità, oltre al rispetto del GDPR. Questi requisiti funzionali sono descritti nelle linee guida operative sulla gestione documentale digitale per il Regolamento Macchine, inclusi backup, autenticazione forte e logging.
Perché Certiblok è un alleato nativo-compliance
Certiblok è una piattaforma di gestione documentale su cloud decentralizzato con cifratura AES-256, che frammenta ogni file in 80 parti distribuite su una rete globale di circa 26.000 nodi monitorati da blockchain, riducendo drasticamente il rischio di data breach e ransomware e garantendo continuità operativa. La natura geo-distribuita consente disponibilità elevata e ricostruzione integrale del file con 29 frammenti, assicurando, per gli importatori, un repository robusto per fascicoli tecnici, dichiarazioni UE, manuali e registri di aggiornamento.
Funzioni chiave per il Regolamento UE 2023/1230
Il DRM® (Document Relationship Management) di Certiblok fornisce la “carta d’identità” del documento: proprietario, versioni, scadenze, log attività, QR code e Audit Room per condividere con autorità, organismi notificati e partner, senza duplicare file né perdere la catena di custodia. Le Edit Room abilitano revisioni controllate; la condivisione attiva notifica automaticamente gli aggiornamenti ai destinatari, mantenendo l’allineamento documentale tra fabbricanti e importatori come richiesto dal Regolamento UE 2023/1230.
QR code “vivo” per ogni documento
Certiblok genera per ogni documento un QR code univoco che può essere pubblico o protetto. Nella modalità pubblica, gli importatori possono stampare il QR su etichette o imballi: l’utente inquadra e accede sempre all’ultima versione di manuali, dichiarazioni UE e aggiornamenti—coerente con il Regolamento UE 2023/1230 quando consente istruzioni in formato digitale stampabile. In modalità privata, lo stesso QR richiede autenticazione e profili d’accesso; l’URL può essere revocato, e ogni consultazione alimenta l’audit trail (chi ha visto cosa e quando). In caso di ritiro o revisione, il QR non cambia: punta alla versione vigente, riducendo errori di campo e contestazioni su copie obsolete. Risultato: distribuzione snella, tracciabile e verificabile della documentazione, dal primo ingresso in UE fino al post-market.
Sicurezza, tracciabilità e prove di conformità
L’architettura zero-trust e la registrazione immutabile degli eventi creano un audit trail: chi ha visto cosa, quando e quale versione. Questo facilita gli obblighi di cooperazione con le autorità di vigilanza del mercato e la pronta esibizione del fascicolo tecnico. L’accesso SSO (Google/Microsoft)e la crittografia end-to-end supportano i principi di sicurezza e privacy richiesti per una documentazione digitale affidabile.
Per gli importatori che devono rispettare il Regolamento UE 2023/1230, il percorso più efficiente è centralizzare la documentazione tecnica in un DRM sicuro, con versionamento, tracciabilità e accessi controllati. Certiblok unisce queste capacità con resilienza blockchain e strumenti collaborativi pensati per audit e ispezioni, riducendo rischi e tempi di conformità dalla due diligence all’immissione sul mercato.
Scopri di più su certiblok.com, inoltre puoi contattarci per una consulenza personalizzata, richiedere una demo o una prova gratuita.
Certiblok STORAGE
Archivia i documenti in totale sicurezza con spazi di archiviazione per ogni esigenza in un cloud decentralizzato
Certiblok SHARING
Condividi e richiedi documenti in un click. Definisci permessi e scadenze per ogni documento.
Certiblok EDITING
Modifica online i documenti con i membri del tuo Team.
Certiblok AUDITING
Il controllo completo sulla gestione dei documenti per due diligence, ispezioni o specifici utilizzi.
Compila il form qui sotto per richiedere il Piano FREE o il Piano BUSINESS completo per 30 giorni
CERTIBLOK,
LA PIATTAFORMA DRM®
Document Relationship Management,
che rivoluziona il modo di gestire e condividere i documenti, anche quelli più riservati.
Semplifica il lavoro in team, gestisce le scadenze, ti collega con clienti, fornitori, consulenti ed enti ispettivi, garantendo la massima protezione del tuo patrimonio documentale attraverso il cloud decentralizzato e la tecnologia Blockchain.
Funzioni
Distributore per la Svizzera
Member of
