5 errori comuni nell’archiviazione di documenti nel cloud (e come il decentralizzato li risolve)

Quante volte ti sei ritrovato a lottare con documenti che “scompaiono” nel cloud, permessi di accesso confusi o aggiornamenti che non si sincronizzano? Se gestisci dati sensibili, questi non sono semplici fastidi: sono rischi concreti per la tua attività.

Ecco i 5 errori più comuni che utenti e aziende commettono con il cloud tradizionale — e come Certiblok, grazie al cloud decentralizzato, trasforma queste vulnerabilità in punti di forza.

  1. Perdere il controllo dei dati

Lo scenario: Carichi un file su un servizio centralizzato (es. i servizi di cloud storage più conosciuti). Da quel momento, non sai più chi ci accede, come viene copiato o se viene modificato senza traccia.
Perché è pericoloso: In caso di breach, non hai strumenti per tracciare la fuga di dati o bloccare l’abuso.
La soluzione Certiblok: ogni documento è criptato end-to-end e associato a un “proprietario”. Solo tu decidi chi può visualizzarlo, modificarlo o condividerlo. Ogni accesso è registrato come metadato su cloud decentralizzato: un trail immutabile che mostra chi ha fatto cosa e quando. 

  1. Sincronizzazione lenta (o inesistente)

Lo scenario: Modifichi un contratto urgente, ma il collega vede ancora la versione vecchia. Intanto, il cliente aspetta…
Perché succede: I cloud centralizzati aggiornano i file attraverso server remoti, creando colli di bottiglia.
La soluzione Certiblok: la decentralizzazione elimina i server unici. I tuoi file si aggiornano in tempo reale tramite una rete peer-to-peer creando una nuova versione del file. Risultato? Modifiche sincronizzate in < 2 secondi, anche per team distribuiti in 10 fusi orari. E se il file è in condivisione attiva con un gruppo di persone, queste vengono informate immediatamente che il file è stato aggiornato.

  1. Vulnerabilità nella collaborazione esterna

Lo scenario: Condividi un file con un collaboratore esterno via email o servizi di trasferimento file. Quel documento, soprattutto se inviato tramite servizi di trasferimento file, é non protetto e fuori dal tuo controllo.
Il rischio: Dati sensibili in mani di terze parti enza supervisione, esposti a perdite o violazioni.
La soluzione Certiblok: ogni condivisione esterna è diretta, tracciabile e puoi sapere chi ha visualizzato il documento e quando.

  1. Difficoltà nel recupero Post-Errore

Lo scenario: Un dipendente cancella per sbaglio un file condiviso dal server e non è più disponibile nemmeno nel cestino. Il backup? Disponibile, ma risale a 48 ore prima.
Il costo: Ricostruire i dati persi richiede ore (se non giorni) di lavoro.
La soluzione Certiblok: Il file viene spostato in un cestino del cloud decentralizzato ed è ripristinabile con un semplice click entro minimo 30 giorni.

  1. Sicurezza “apparente” dei documenti nel cloud tradizionale

Lo scenario: Il tuo provider cloud promette “crittografia avanzata”, ma nel 2023 l’83% delle violazioni ha colpito servizi centralizzati.
La realtà: Un solo server violato = tutti i dati compromessi.
La soluzione Certiblok: i file sono frammentati e distribuiti in nodi crittografati. Anche se un nodo è attaccato, l’hacker trova solo dati illeggibili. Senza la tua chiave privata (che resta in tuo possesso), nessuno può ricostruire il documento.

Trasforma gli Errori in Vantaggi

Con Certiblok, ciò che era un limite diventa un’opportunità:
Controllo → Diventi proprietario assoluto dei tuoi dati.
Lentezza → Sincronizzazione istantanea ovunque.
Permessi → Condivisione chirurgica senza rischi.
Backup → Recupero di qualsiasi versione, sempre.
Sicurezza → Protezione reale, non solo sulla carta.

 


Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM®Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!