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Gestione documentale digitale: macchinari e Regolamento UE 2023/1230, come rispettare le nuove regole

13
Ott

Il nuovo Regolamento Macchine UE 2023/1230 introduce cambiamenti epocali per tutti i costruttori di macchinari industriali, imponendo la gestione documentale solo in formato digitale e criteri avanzati di sicurezza e accessibilità. La normativa, pienamente operativa dal 20 gennaio 2027, rappresenta una svolta definitiva rispetto alla vecchia Direttiva

Il Regolamento richiede che i costruttori di macchinari adottino una gestione documentale digitale, accessibile, tracciabile e stampabile; Certiblok fornisce Qr Code dinamico e immutabile (può cambiare il documento visibile ma il QR Code non cambia), versionamento, audit trail, controlli d’accesso e archiviazione cifrata su cloud decentralizzato per soddisfare tali obblighi in modo robusto e verificabile.

Nel nuovo contesto dei macchinari, il Regolamento UE 2023/1230 sposta l’asticella su documentazione, tracciabilità e cybersicurezza. La documentazione tecnica e le istruzioni possono essere fornite in formato digitale purché stampabili e sempre disponibili per autorità e organismi notificati; è quindi essenziale un DRM (Document Relationship Management) con controllo versioni, autenticazione forte e prova di integrità.

Che cosa cambia davvero per la documentazione tecnica?

Il Regolamento (UE) 2023/1230 impone al fabbricante la predisposizione della documentazione tecnica completa, la sua conservazione e la pronta esibizione alle autorità; ammette istruzioni e altra documentazione in formato digitale (stampabile) e pretende informazioni accurate, comprensibili e aggiornate nella lingua dell’utilizzatore. Questo include gestione di versioni, tracciabilità degli aggiornamenti e disponibilità continuativa.

In parallelo, l’interpretazione operativa più avanzata evidenzia una “trasformazione digitale obbligatoria” dei processi documentali: repository centralizzati, accessi multi-utente, audit logging e report di conformità diventano requisiti pratici per passare l’audit. Qui rientrano autenticazione multi-fattore, ruoli e permessi e backup automatizzati.

Perché Certiblok è “compliant-by-design” per i costruttori?

Certiblok offre archiviazione geo-distribuita su cloud decentralizzato con cifratura AES-256: i file vengono frammentati, cifrati e distribuiti su migliaia di nodi, risultando resilienti a guasti e immuni da ransomware; la ricostruzione da frammenti garantisce continuità operativa. Questo crea una prova tecnica di integrità che supera i limiti dei cloud centralizzati.

Il DRM® (Document Relationship Management) di Certiblok aggiunge identità del documento, versioni immodificabili, log attività, scadenze con notifiche, QR code Dinamico per condivisioni controllate, anteprime e chat “Share’n Talk” integrate nel documento. L’Audit Room consente valutazioni e due diligence senza duplicare i file, mantenendo catena di custodia e tracciabilità completa per ispezioni.

In che modo macchinari, Regolamento, UE 2023/1230 richiedono governance documentale?

Il Regolamento distribuisce obblighi lungo la catena (fabbricanti, importatori, distributori) e chiede che le informazioni di contatto digitali siano disponibili, che la documentazione sia aggiornata e che la valutazione dei rischi copra anche aggiornamenti software e interazioni tra sottosistemi. Una governance documentale con workflow, permessi granulari e audit è quindi imprescindibile.

Implementazione pratica con Certiblok

  • Controllo accessi e tracciabilità:SSO, ruoli e permessi, audit logging a prova di manomissione.
  • QR Code Dinamico: Crea automaticamente un QR code che può essere pubblico o privato, puoi cambiare o aggiungere documenti e il QR Code non cambia nel tempo. Può essere applicato su macchinari in modo indelebile e i documenti saranno sempre disponibili a clienti e autorità competenti
  • Versioning e conservazione:tutte le versioni sono preservate e richiamabili per dimostrare lo “stato all’immissione sul mercato”.
  • Aggiornamento in tempo realedi tutti gli attori coinvolti per ogni modifica, fornitori e clienti
  • Condivisione sicura:link controllati, QR e notifiche automatiche sugli aggiornamenti verso clienti, fornitori e organismi notificati.
  • Resilienza:architettura decentralizzata, cifratura end-to-end e business continuity.

Dalla redazione delle istruzioni digitali alla loro distribuzione controllata, dal risk assessment ai registri di modifica, la piattaforma diventa il “sistema nervoso” della conformità. Certiblok allinea pratica e norma: documenti sempre reperibili, stampabili e dimostrabili, con cybersecurity di livello enterprise e audit pronti “on-demand”.

Puoi scoprire tutti i vantaggi della piattaforma direttamente sulla pagina delle funzionalità di Certiblok o esplorare esempi pratici e case study sul nostro blog ufficiale.

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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Document Relationship Management,

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM® – Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!