Il vero rischio nell'audit fornitori: le credenziali condivise
Durante un audit, la necessità di mostrare documenti ai fornitori è scontata. Spesso, per semplificare, si cade nell'errore di creare un account generico o, peggio, di condividere le credenziali di un utente interno. Questo è un punto debole enorme per la sicurezza aziendale.
Ho visto troppe volte aziende, anche strutturate, affidarsi a metodi approssimativi. Il consulente esterno, l'auditor, il fornitore che deve verificare una specifica procedura: a tutti viene dato un accesso che, pur temporaneo, espone l'intera infrastruttura a rischi inutili. Non si tratta solo di buona prassi, ma di una questione di sicurezza informatica. Ogni credenziale condivisa moltiplica le probabilità di data breach o accesso non autorizzato.
Quando si parla di compliance, ad esempio con la NIS2, la catena di approvvigionamento è sotto stretta osservazione. Il rischio non è più solo teorico, ma regolamentato e sanzionabile. Non puoi permetterti di avere un anello debole proprio dove dovrebbe esserci controllo: l'accesso ai documenti da parte di terzi.
Perché la condivisione tradizionale è inadeguata per gli audit
I metodi classici di condivisione documenti presentano diverse criticità, specialmente in contesti di audit dove la precisione e la sicurezza sono fondamentali.
Email e WeTransfer: Sono comodi, ma non offrono alcun controllo una volta inviato il file. Chi lo riceve può copiarlo, inoltrarlo, conservarlo per sempre. Non sai chi altro lo vede e non puoi revocarne l'accesso. I link scadono, ma non c'è tracciabilità.
Cartelle condivise su cloud pubblici: Richiedono credenziali, spesso con permessi troppo ampi. Il rischio è che l'auditor acceda a documenti non pertinenti, o che le credenziali restino attive ben oltre la fine dell'audit.
Supporti fisici (USB, stampe): Costosi, lenti, difficili da aggiornare e impossibili da tracciare. E poi, come dimostri che quella era l'ultima versione valida?
Questi approcci non rispettano i principi fondamentali di sicurezza e tracciabilità richiesti per una gestione documentale moderna e conforme. Ogni audit dovrebbe essere un processo controllato, non un salto nel buio.
L'obbligo di controllo sui fornitori: ISO 9001 e NIS2
Non è una scelta, ma un requisito. La ISO 9001:2015 al punto 8.4 impone un controllo rigoroso sui processi, prodotti e servizi forniti esternamente. Questo include la necessità di assicurarsi che i fornitori rispettino determinati standard di qualità. Per farlo, serve accedere alla loro documentazione o fornire la propria per verifica.
Con la direttiva NIS2, il concetto di sicurezza si estende all'intera supply chain. Non basta proteggere i tuoi sistemi, devi anche assicurarti che i tuoi fornitori non diventino un veicolo per attacchi informatici. Questo significa che anche le modalità con cui interagisci e scambi informazioni con loro devono essere blindate. Condividere credenziali è esattamente l'opposto di ciò che la NIS2 richiede.
La soluzione: Audit Room e permessi granulari per una condivisione sicura
La chiave è dare accesso solo a ciò che serve, solo per il tempo necessario, e tracciare ogni singola azione. Ecco dove piattaforme come Certiblok® fanno la differenza.
Audit Room: uno spazio controllato per l'ispezione
Con le Audit Room di Certiblok®, crei uno spazio virtuale dedicato all'audit. Immagina una stanza dove l'auditor può entrare, consultare solo i documenti che tu hai selezionato, senza mai uscire da lì. Non ha credenziali della tua azienda, non ha accesso ai tuoi sistemi interni.
Tu decidi quali documenti o cartelle inserire.
Tu stabilisci chi può accedere e per quanto tempo.
Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento.
Tutte le attività (visualizzazioni, download) sono tracciate nel LOG attività.
Quando l'audit è finito, la stanza si chiude e l'accesso viene automaticamente revocato. Alla chiusura, viene generato un report dettagliato con la valutazione del consulente o ispettore, e lo storico rimane disponibile per future ispezioni. Questo ti permette di dimostrare compliance e controllo in modo impeccabile.
Permessi granulari con DRM®
Ogni documento su Certiblok® ha una sua "carta d'identità" grazie al DRM® (Document Relationship Management). Questo significa che puoi impostare permessi molto specifici: solo lettura, possibilità di scaricare, protezione con password per i documenti più sensibili.
Se devi condividere un singolo manuale o un certificato, puoi generare un QR Cube. Non è un QR che punta a un file statico, ma a un contenitore dinamico. L'auditor scansiona il QR, vede i documenti che hai caricato, ma non ha mai accesso diretto al tuo archivio. Se aggiorni il documento, chi scansiona vedrà sempre l'ultima versione ufficiale. La precedente resta archiviata e tracciata.
Questo sistema è l'ideale per settori come l'edilizia, il farmaceutico o il manifatturiero, dove i documenti (schede tecniche, certificazioni, SDS, manuali) devono essere costantemente aggiornati e verificabili. Ad esempio, un'azienda chimica che deve mostrare le Schede di Sicurezza (SDS) a un auditor può farlo con la certezza che vengano consultate solo le versioni più recenti e che l'accesso sia controllato.
Oltre l'audit: vantaggi per la collaborazione e la compliance
Adottare un sistema di condivisione sicura come quello di Certiblok® non serve solo per gli audit. Migliora la collaborazione con fornitori, partner e clienti, garantendo che tutti abbiano accesso alle informazioni corrette e aggiornate, senza duplicazioni e senza rischi.
Pensa alla gestione delle scadenze dei certificati di qualità o delle licenze. Con il DRM®, ricevi avvisi e notifiche, e puoi dimostrare facilmente che ogni documento è valido e aggiornato. La tracciabilità completa delle visualizzazioni e delle condivisioni offre una trasparenza totale, fondamentale per la compliance.
L'archiviazione su cloud decentralizzato di Certiblok®, che frammenta i file in 80 parti cifrate AES-256 e le distribuisce su 26.000 nodi, elimina i single point of failure e protegge da attacchi informatici, garantendo continuità operativa e massima sicurezza, un requisito sempre più stringente per le PMI.
Smetti di rischiare con le credenziali condivise. Proteggi la tua azienda e semplifica la vita ai tuoi auditor, garantendo un accesso controllato e sicuro ai documenti. Il futuro della gestione documentale è nella trasparenza controllata, non nell'apertura indiscriminata.
Per scoprire come migliorare la gestione dei tuoi audit fornitori e la sicurezza dei tuoi documenti, contattaci per una demo.