REACH art. 31 · Guida normativa
Scheda dati di sicurezza (SDS): obblighi REACH, aggiornamento e invio ai clienti
La guida completa per fornire, aggiornare, reinviare e conservare le schede dati di sicurezza lungo la catena di approvvigionamento.
Aggiornato il
L'obbligo in breve
In sintesi
La scheda dati di sicurezza (SDS) è il documento con cui chi fornisce una sostanza o una miscela chimica pericolosa trasmette ai clienti le informazioni per usarla in sicurezza. È disciplinata dall'articolo 31 e dall'Allegato II del Regolamento REACH (CE) n. 1907/2006, ha 16 sezioni obbligatorie e va consegnata gratuitamente, nella lingua del Paese, entro la data di fornitura. L'obbligo che crea più problemi non è redigerla, ma aggiornarla: quando cambiano le informazioni sui pericoli o sulla gestione dei rischi, la nuova versione va inviata a tutti i clienti riforniti negli ultimi dodici mesi, e il fornitore deve poterlo dimostrare. Tra novembre 2026 e maggio 2028 le nuove classi di pericolo del Regolamento CLP obbligano a rivedere molte schede e quindi a ripetere gli invii.
Che cos'è la scheda dati di sicurezza
La scheda dati di sicurezza, in inglese Safety Data Sheet (SDS), è lo strumento principale con cui le informazioni su pericoli e misure di sicurezza di una sostanza o di una miscela scendono lungo la catena di approvvigionamento: dal fabbricante o importatore al distributore, fino all'utilizzatore professionale e al datore di lavoro che la usa in reparto.
La base giuridica è il Regolamento (CE) n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2006, noto come REACH, in particolare l'articolo 31 e l'Allegato II. Il formato attuale dell'Allegato II è stato riscritto dal Regolamento (UE) 2020/878, applicabile dal 1° gennaio 2021 e obbligatorio per tutte le schede dal 1° gennaio 2023. La classificazione di pericolo da cui la scheda dipende è stabilita dal Regolamento (CE) n. 1272/2008, detto CLP.
Essendo regolamenti europei, REACH e CLP si applicano direttamente in tutti gli Stati membri. L'Italia ha disciplinato le sanzioni con il Decreto legislativo 14 settembre 2009, n. 133.
Non va confusa con la scheda tecnica (TDS), che descrive le prestazioni del prodotto ed è un documento commerciale. La SDS è un obbligo di legge, ha un contenuto fissato dalla norma e una storia di versioni che va conservata.
Quando la SDS è obbligatoria
L'articolo 31, paragrafo 1, del REACH obbliga il fornitore a consegnare la scheda in tre casi:
- la sostanza o la miscela risponde ai criteri di classificazione come pericolosa del Regolamento CLP;
- la sostanza è persistente, bioaccumulabile e tossica (PBT) o molto persistente e molto bioaccumulabile (vPvB) secondo l'Allegato XIII del REACH;
- la sostanza è inclusa nell'elenco delle sostanze candidate all'autorizzazione (SVHC), per motivi diversi dai precedenti.
Miscele non classificate e prodotti al pubblico
Per le miscele che non sono classificate pericolose, l'articolo 31, paragrafo 3, prevede che la SDS sia fornita su richiesta del destinatario quando contengono: almeno una sostanza pericolosa per la salute o l'ambiente in concentrazione pari o superiore all'1% in peso (0,2% in volume per le miscele gassose); almeno una sostanza cancerogena di categoria 2, tossica per la riproduzione, sensibilizzante, PBT, vPvB o inclusa nell'elenco SVHC in concentrazione pari o superiore allo 0,1% in peso; oppure una sostanza con un limite europeo di esposizione sul luogo di lavoro.
Quando la SDS non è dovuta, l'articolo 32 impone comunque di trasmettere lungo la catena le informazioni essenziali: numero di registrazione, eventuale autorizzazione o restrizione, dati utili alle misure di gestione dei rischi.
Per i prodotti venduti al pubblico la scheda non è necessaria se l'etichetta e le informazioni fornite bastano a proteggere salute e ambiente (articolo 31, paragrafo 4), ma resta dovuta se la chiede un utilizzatore a valle o un distributore.
Struttura e responsabilità
Le 16 sezioni della scheda
L'articolo 31, paragrafo 6, e l'Allegato II fissano le 16 sezioni, sempre nello stesso ordine. Il Regolamento (UE) 2020/878 ha aggiunto, tra l'altro, le informazioni sulle nanoforme, sulle proprietà di interferenza endocrina, sui limiti di concentrazione specifici, sui fattori M e sulle stime della tossicità acuta.
| N. | Sezione | Cosa contiene, in breve |
|---|---|---|
| 1 | Identificazione della sostanza o della miscela e della società/impresa | Identificatore del prodotto, eventuale codice UFI, usi pertinenti, fornitore, numero di emergenza |
| 2 | Identificazione dei pericoli | Classificazione, elementi dell'etichetta, altri pericoli compresi PBT/vPvB e interferenza endocrina |
| 3 | Composizione/informazioni sugli ingredienti | Componenti pericolosi, concentrazioni, limiti specifici, fattori M, stime della tossicità acuta |
| 4 | Misure di primo soccorso | Interventi in caso di esposizione, sintomi, trattamenti |
| 5 | Misure di lotta antincendio | Mezzi di estinzione, pericoli specifici, indicazioni per i soccorritori |
| 6 | Misure in caso di rilascio accidentale | Precauzioni, contenimento, bonifica |
| 7 | Manipolazione e immagazzinamento | Precauzioni d'uso, condizioni di stoccaggio e incompatibilità |
| 8 | Controlli dell'esposizione/della protezione individuale | Limiti di esposizione, controlli tecnici, dispositivi di protezione |
| 9 | Proprietà fisiche e chimiche | Stato fisico, infiammabilità, punto di infiammabilità, altre proprietà |
| 10 | Stabilità e reattività | Reattività, condizioni e materiali da evitare, prodotti di decomposizione |
| 11 | Informazioni tossicologiche | Effetti sulla salute, comprese le proprietà di interferenza endocrina |
| 12 | Informazioni ecologiche | Tossicità, persistenza, bioaccumulo, mobilità, interferenza endocrina |
| 13 | Considerazioni sullo smaltimento | Metodi di trattamento dei rifiuti |
| 14 | Informazioni sul trasporto | Numero ONU, classe, gruppo di imballaggio, pericoli per l'ambiente |
| 15 | Informazioni sulla regolamentazione | Norme specifiche applicabili, valutazione della sicurezza chimica |
| 16 | Altre informazioni | Modifiche rispetto alla versione precedente, fonti, abbreviazioni, formazione |
Quando il fornitore ha redatto una relazione sulla sicurezza chimica, gli scenari di esposizione pertinenti vanno allegati alla scheda (articolo 31, paragrafo 7). È la cosiddetta SDS estesa (eSDS), che può arrivare a decine di pagine per un solo prodotto.
Consegna: quando, come e in che lingua
Entro la data di fornitura, gratuitamente
La SDS va fornita gratuitamente, su carta o in forma elettronica, entro la data di fornitura della sostanza o della miscela (articolo 31, paragrafo 8). Non è ammesso chiedere un corrispettivo né attendere una richiesta del cliente, salvo i casi dei paragrafi 3 e 4. Dopo la prima consegna non serve rimandarla a ogni fornitura allo stesso cliente, a meno che sia stata revisionata.
Nella lingua del Paese di destinazione
La scheda va redatta in una lingua ufficiale dello Stato membro in cui il prodotto è immesso sul mercato, salvo diversa disposizione dello Stato (articolo 31, paragrafo 5). Per l'Italia significa in italiano. Chi esporta deve gestire una versione per ogni lingua, e ogni versione ha il suo ciclo di aggiornamento.
Fornita, non solo pubblicata
Il formato elettronico è ammesso, ma la scheda va trasmessa al destinatario. La guida ECHA sulla compilazione delle schede di dati di sicurezza (versione 4.0, dicembre 2020, paragrafo 2.13) chiarisce che "fornire" è un dovere attivo e riporta la posizione del Forum ECHA delle autorità di controllo: pubblicare la SDS, o un suo aggiornamento, soltanto su un sito web non basta. L'invio in allegato a un'e-mail è accettabile; un'e-mail con un link a un sito generico, dove la scheda va cercata, non lo è.
Per l'invio tramite link, la maggior parte delle autorità nazionali richiede che il link sia diretto alla scheda specifica del prodotto fornito, affidabile e attivo in modo continuativo, preferibilmente permanente; che il cliente sia avvisato se l'accesso è temporaneo; che le modifiche al link e gli aggiornamenti della scheda siano comunicati attivamente; che non siano richiesti login o registrazione. In pratica servono un invio tracciato e la possibilità di dimostrare quale versione ha ricevuto quale cliente.
Aggiornamento e reinvio: l'obbligo più difficile
L'articolo 31, paragrafo 9, obbliga il fornitore ad aggiornare la SDS tempestivamente in tre situazioni:
- quando si rendono disponibili nuove informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli;
- quando è stata rilasciata o rifiutata un'autorizzazione;
- quando è stata imposta una restrizione.
La regola dei dodici mesi
La nuova versione è datata e identificata come "Revisione: (data)" e va fornita gratuitamente, su carta o in forma elettronica, a tutti i destinatari precedenti ai quali la sostanza o la miscela è stata consegnata nei dodici mesi precedenti. Dopo la registrazione, gli aggiornamenti riportano il numero di registrazione. Secondo l'Allegato II, punto 0.2.5, la prima pagina indica la versione sostituita e le modifiche vanno segnalate, di norma nella sezione 16.
Non ogni modifica impone il reinvio. La guida ECHA (paragrafo 2.9) distingue le revisioni dovute all'articolo 31, paragrafo 9, o a modifiche dell'Allegato II, che vanno fornite ai clienti degli ultimi dodici mesi, dalle correzioni minori, per le quali il reinvio è facoltativo. Suggerisce una numerazione che renda visibile la differenza: versione 1.1, 1.2 per le modifiche minori, versione 2.0 per quelle da reinviare.
Qui nasce il problema operativo. Per rispettare la regola dei dodici mesi il fornitore deve incrociare, per ogni prodotto e per ogni revisione, lo storico delle vendite con l'anagrafica clienti: chi ha comprato quel codice nell'ultimo anno, a quale indirizzo va inviata la scheda, in quale lingua. Con decine di prodotti e centinaia di clienti, un aggiornamento normativo come una nuova classificazione può generare migliaia di invii in poche settimane.
L'obbligo scorre lungo la catena. Il distributore che riceve una revisione dal suo fornitore deve a sua volta inoltrarla ai propri clienti degli ultimi dodici mesi. L'utilizzatore a valle deve applicare le misure indicate nella scheda aggiornata e, se un suo uso non è coperto, attivare gli obblighi dell'articolo 37.
Come si dimostra l'invio e quanto si conserva
Come si dimostra l'invio
Il REACH non stabilisce una forma di prova, ma in un'ispezione il fornitore deve poter mostrare di aver adempiuto. Una prova solida collega cinque elementi: il prodotto, la versione della scheda, il destinatario, la data di invio e l'esito della consegna o dell'apertura. A questo si aggiunge l'archivio di tutte le versioni precedenti, perché la domanda dell'ispettore è quasi sempre "quale scheda aveva questo cliente in quella data". Un invio da casella di posta, senza registro e senza conferma, è difficile da ricostruire a distanza di anni.
Conservazione: dieci anni
L'articolo 36 del REACH impone a fabbricanti, importatori, utilizzatori a valle e distributori di raccogliere e tenere a disposizione tutte le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi del Regolamento per almeno dieci anni dalla data in cui hanno fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l'ultima volta la sostanza o la miscela. Su richiesta, le informazioni vanno trasmesse alle autorità competenti o messe immediatamente a loro disposizione.
Per le SDS significa conservare ogni revisione, non solo l'ultima, insieme alla prova degli invii. Dieci anni sono più della vita media di un gestionale e spesso del rapporto con un fornitore IT.
Struttura e responsabilità
Chi deve fare cosa
| Soggetto | Obblighi principali sulle SDS | Riferimento |
|---|---|---|
| Fabbricante o importatore | Classifica, redige la SDS e gli scenari di esposizione, la fornisce, la aggiorna e la reinvia ai destinatari degli ultimi 12 mesi, conserva le informazioni per 10 anni | REACH artt. 31 e 36; CLP |
| Formulatore (utilizzatore a valle che produce miscele) | Redige la SDS della miscela usando le schede dei componenti, la aggiorna quando cambiano le schede ricevute | REACH artt. 31, 37 e 38 |
| Distributore | Trasmette la SDS ricevuta ai propri clienti, inoltra le revisioni, conserva le informazioni per 10 anni | REACH artt. 31 e 36 |
| Utilizzatore a valle | Applica le misure indicate, verifica che il proprio uso sia coperto, segnala al fornitore informazioni nuove o inadeguate | REACH artt. 34 e 37 |
| Datore di lavoro | Rende accessibili ai lavoratori le informazioni della SDS e le usa nella valutazione del rischio chimico | REACH art. 35; D.Lgs. 81/2008, Titolo IX |
| Produttore o importatore di articoli | Comunica ai destinatari la presenza di SVHC sopra lo 0,1% in peso; ai consumatori su richiesta entro 45 giorni | REACH art. 33 |
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Le scadenze da segnare: 2025–2028
Il REACH non ha una data di applicazione unica come il Regolamento Macchine, ma nei prossimi due anni diverse modifiche al CLP obbligano a rivedere e reinviare molte schede.
Le sostanze devono essere classificate ed etichettate secondo le nuove classi di pericolo introdotte nel CLP dal Regolamento delegato (UE) 2023/707: interferenti endocrini per la salute umana e per l'ambiente, PBT/vPvB, PMT/vPvM.
Lo stesso obbligo vale per le miscele.
Si applicano, a scaglioni, le prime disposizioni della revisione del CLP, Regolamento (UE) 2024/2865, secondo il calendario modificato dal Regolamento (UE) 2025/2439.
Termine per classificare ed etichettare secondo le nuove classi le sostanze già sul mercato prima del 1° maggio 2025. Una nuova classificazione è una nuova informazione sui pericoli: la SDS va aggiornata e reinviata ai clienti degli ultimi dodici mesi.
Data a cui il Regolamento (UE) 2025/2439 del 26 novembre 2025 ha reinviato altre regole della revisione del CLP, tra cui quelle sulla formazione delle etichette e sulla pubblicità. Il rinvio non tocca le nuove classi di pericolo.
Termine per classificare ed etichettare secondo le nuove classi le miscele già sul mercato prima del 1° maggio 2026, con il conseguente aggiornamento delle SDS.
Le schede interessate cambiano soprattutto nelle sezioni 2, 3, 11 e 12, con le nuove indicazioni EUH380, EUH381, EUH430, EUH431, EUH440, EUH441, EUH450 ed EUH451. Per un formulatore la scadenza reale arriva prima di quella legale: deve ricevere le schede aggiornate dei fornitori di materie prime, riclassificare le proprie miscele e ripetere gli invii.
Sul fronte REACH, il 27 aprile 2026 la Commissione europea ha annunciato che per ora non presenterà una proposta di revisione complessiva del Regolamento. Punterà invece su semplificazioni introdotte modificando gli allegati con la procedura di comitato e su controlli più efficaci. L'articolo 31 resta quindi invariato, ma l'Allegato II, che definisce il contenuto della SDS, è tra le parti modificabili con questa procedura: va tenuto sotto osservazione.
Sanzioni in Italia
Il Decreto legislativo 14 settembre 2009, n. 133, disciplina le sanzioni per le violazioni del REACH. L'articolo 10, dedicato alle informazioni nella catena di approvvigionamento, prevede, salvo che il fatto costituisca reato, queste sanzioni amministrative pecuniarie:
- da 10.000 a 60.000 euro per il fornitore che non rispetta l'articolo 31, paragrafi 1, 3, 8 e 9: SDS non fornita, non fornita su richiesta, non fornita in tempo, non aggiornata o non reinviata (comma 2);
- da 3.000 a 18.000 euro per il fornitore che non fornisce la SDS in lingua italiana, e per chi la fornisce non datata, incompleta o inesatta (comma 3);
- da 10.000 a 60.000 euro per chi non allega alla SDS i pertinenti scenari di esposizione (comma 4);
- da 10.000 a 60.000 euro per il fornitore che, non dovendo fornire la SDS, non trasmette le informazioni dell'articolo 32 (comma 5);
- da 15.000 a 90.000 euro per il datore di lavoro che non consente ai lavoratori di accedere alle informazioni (comma 8);
- da 3.000 a 18.000 euro per chi non conserva le informazioni per dieci anni come richiesto dall'articolo 36 (comma 9).
Controlli e sicurezza sul lavoro
Sul luogo di lavoro si applicano inoltre gli obblighi e le sanzioni del D.Lgs. 81/2008 sulla valutazione del rischio chimico. In Italia l'Autorità competente per il REACH è il Ministero della Salute; i controlli sul territorio sono svolti dalle Regioni e dalle ASL.
Piano operativo
Checklist: cosa fare entro il 2026
- 01Censire tutti i prodotti per cui è dovuta la SDS, lingua per lingua, con la versione in vigore e la data dell'ultima revisione.
- 02Verificare che tutte le schede siano nel formato del Regolamento (UE) 2020/878.
- 03Chiedere ai fornitori di materie prime le schede riviste secondo le nuove classi di pericolo e pianificare la riclassificazione delle proprie sostanze entro il 1° novembre 2026.
- 04Pianificare la riclassificazione delle miscele entro il 1° maggio 2028, partendo dai prodotti con più clienti.
- 05Collegare l'anagrafica prodotti allo storico vendite, per sapere in ogni momento chi ha acquistato ogni codice negli ultimi dodici mesi.
- 06Definire il canale di invio: allegato e-mail o link diretto alla scheda, sempre attivo e senza login, con traccia dell'invio. Non la sola pubblicazione sul sito.
- 07Impostare il registro degli invii: prodotto, versione, destinatario, data, esito. Adottare una numerazione che distingua le revisioni da reinviare da quelle minori.
- 08Conservare tutte le revisioni e il registro per almeno dieci anni dall'ultima fornitura.
- 09Stabilire chi, in azienda, decide che una nuova informazione fa scattare la revisione e in quanti giorni si completa il reinvio.
- 10Per i distributori: formalizzare con i fornitori l'arrivo automatico delle revisioni e inoltrarle ai propri clienti con lo stesso registro.
Dalla norma alla pratica
Come Certiblok supporta la conformità sulle SDS
Certiblok è la piattaforma di compliance e gestione documentale sicura per aziende e studi professionali, certificata ISO/IEC 27001:2024. Per produttori e distributori di prodotti chimici copre i punti in cui il REACH chiede invio, aggiornamento, prova e conservazione.
SDS Manager
Si esporta dal gestionale (SAP, Zucchetti, Excel o altri) un file CSV con e-mail del cliente, data di acquisto e codice prodotto, senza integrazioni complesse. Il sistema analizza le date e invia a ogni cliente in lista un'e-mail con il link diretto alla scheda del suo prodotto: nessun login richiesto e nessuna scadenza, come chiedono le autorità di controllo. Quando si carica una nuova versione, la invia automaticamente a chi ha acquistato il prodotto, e toglie dalla lista i clienti inattivi da oltre dodici mesi: è la regola dei dodici mesi dell'articolo 31, paragrafo 9, applicata in automatico.
Scopri SDS ManagerRegistro degli invii
Ogni invio viene registrato, e una dashboard mostra lo stato degli invii, gli errori e la conferma di consegna di ogni e-mail. È la prova da mostrare in ispezione: quale versione, a quale cliente, in quale data, con esito della consegna.
Archivio DRM® su rete decentralizzata
Le schede e tutte le loro revisioni sono divise in 80 frammenti cifrati AES-256 e distribuite su una rete di 26.000 nodi, europei per i clienti europei: nessun nodo contiene il file completo. L'archivio resta disponibile per i dieci anni richiesti dall'articolo 36 anche se cambiano fornitori, server e gestionali.
Scopri il DRM®Versioning con storico completo
Ogni SDS mantiene tutte le revisioni, consultabili con un clic. Insieme al registro permette di mostrare quale versione era in vigore e quale ha ricevuto ogni cliente in una certa data.
Condivisione tracciata
Schede e scenari di esposizione possono essere condivisi con clienti e distributori senza che debbano registrarsi, sapendo chi ha visualizzato il file e quando; i destinatari vengono avvisati quando esce una nuova versione. Per le SDS conviene non impostare una scadenza del link: le autorità chiedono che resti attivo in modo continuativo.
Scopri la condivisioneAudit Room
In caso di ispezione REACH o di audit di un cliente, le schede, le revisioni e il registro degli invii di un prodotto sono raccolti in una stanza dedicata. L'ispettore vi accede con permessi e durata decisi dall'azienda, senza diventare utente e senza ricevere copie dei file, e ogni accesso è tracciato.
Scopri Audit RoomDomande frequenti su SDS e REACH
Quando è obbligatoria la scheda dati di sicurezza?
Entro quando e in che lingua va consegnata la SDS?
Quando va aggiornata la scheda di sicurezza?
Devo rimandare la SDS aggiornata ai clienti già serviti?
Come dimostro di aver inviato la SDS aggiornata ai clienti?
Basta pubblicare le schede di sicurezza sul sito aziendale?
Per quanto tempo vanno conservate le SDS e le informazioni collegate?
Quali sanzioni sono previste in Italia per le SDS?
Cosa cambia per le SDS con le nuove classi di pericolo del CLP?
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