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Come le scadenze nei documenti sono una rivoluzione nell’organizzazione aziendale e personale

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Gestire scadenze e tempistiche è fondamentale sia in ambito lavorativo che personale, ma non è sempre facile farlo in modo efficace. Chi non ha mai vissuto il disguido di un documento scaduto o ha ricevuto file con richieste di revisione o variazioni a distanza di tempo? Grazie alle nuove piattaforme e tecnologie, ora è possibile rivoluzionare la gestione dei documenti, consentendo di indicare scadenze e ricevere avvisi tempestivi. Oggi è possibile impostare scadenze nei documenti come file, email e promemoria, migliorando notevolmente il modo di organizzare progetti e attività.

Grazie a queste funzioni è semplice pianificare nel dettaglio ogni fase di un processo, distribuendo compiti e milestone temporali in modo visivo. Tutte le parti coinvolte hanno sempre chiara la roadmap e le relative scadenze.

Programmazione dettagliata di task e progetti tenendo a mente le scadenze dei documenti da  organizzare

Chi non si è mai trovato nella situazione di aver dimenticato la scadenza di un documento aziendale cruciale o di un proprio documento personale? Questi inconvenienti possono avere ripercussioni significative, ma oggi, grazie alle innovazioni digitali, è possibile mitigare questo rischio. È possibile indicare durata, persone preposte e scadenze intermedie per ciascun task, ottimizzando i flussi di lavoro a livello macro e micro.

Promemoria personalizzati per le scadenze dei documenti

Le nuove piattaforme come Certiblok consentono di associare una data di scadenza a ciascun file, sia che si tratti di documenti aziendali complessi o di informazioni personali. Questa funzionalità offre un livello di controllo senza precedenti, permettendo agli utenti di essere avvisati in anticipo dell’approssimarsi di una scadenza. Questa caratteristica non solo evita dimenticanze spiacevoli ma promuove una gestione documentale più efficiente.

Condivisione facilitata

In ambito aziendale, i vantaggi di questa innovazione sono molteplici. La possibilità di impostare scadenze su documenti critici assicura la conformità normativa e la puntualità nelle operazioni commerciali. Inoltre, facilita la collaborazione tra i membri del team, garantendo che ognuno sia consapevole delle tempistiche associate ai documenti condivisi. Documenti condivisi mostrano la pianificazione completa, permettendo a tutti di collaborare efficacemente rispettando i tempi programmati.

Impostare scadenze precise nei documenti digitali costituisce una vera rivoluzione per organizzare al meglio progetti, task, attività lavorative e personali, massimizzandone l’efficienza. Possiamo dire che la possibilità di indicare scadenze nei documenti rappresenta una svolta significativa nella gestione documentale, sia a livello aziendale che personale. Grazie a queste nuove piattaforme e tecnologie, è possibile affrontare con successo la sfida delle scadenze, garantendo un’organizzazione più efficiente e una maggiore tranquillità nella gestione dei documenti.

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


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Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


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Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


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