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L’evoluzione della Gestione Documentale: il Ruolo della Blockchain e del Cloud Decentralizzato

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Nell’era digitale, la gestione dei documenti si evolve continuamente, spingendosi ben oltre i confini tradizionali. Con l’avvento della blockchain e del cloud decentralizzato, assistiamo a una rivoluzione che promette di rendere la gestione documentale più sicura, efficiente e trasparente. In questo articolo, esploreremo come queste tecnologie stiano cambiando il panorama della gestione documentale, offrendo consigli e spunti utili per chi opera in questo settore.

La Sicurezza dei Documenti nel Cloud Decentralizzato

Il cloud decentralizzato rappresenta una svolta significativa per la sicurezza dei dati. A differenza dei sistemi centralizzati, dove i dati sono conservati in un unico punto, il cloud decentralizzato distribuisce i dati su una rete di nodi, rendendo molto più difficile per i malintenzionati accedere o compromettere le informazioni. Inoltre, la crittografia avanzata, come AES 256, assicura che i dati siano protetti in maniera inattaccabile, sia in transito che in archiviazione. Questa tecnologia è particolarmente utile per le aziende che gestiscono documenti riservati e cercano una soluzione affidabile per la loro conservazione.

Blockchain per l’Autenticità e la Tracciabilità dei Documenti

La blockchain offre una soluzione unica per il problema dell’autenticità e della tracciabilità dei documenti. Ogni transazione o modifica apportata a un documento viene registrata in modo immutabile e trasparente sulla blockchain, offrendo un registro di audit sicuro e facilmente verificabile. Questo aspetto è fondamentale per settori come il legale, la finanza e l’healthcare, dove la provenienza e l’integrità dei documenti sono cruciali.

Migliorare l’Efficienza con la Gestione Versioni e le Expiring date

La gestione versioni dei documenti è un’altra area in cui la tecnologia blockchain eccelle. Con piattaforme come Certiblok, è possibile avere un accesso immediato a tutte le versioni precedenti di un documento, migliorando significativamente l’efficienza del lavoro. Inoltre, la gestione delle scadenze dei documenti diventa più semplice e automatizzata, con notifiche che aiutano a mantenere tutto aggiornato e in ordine.

Condivisione Sicura e Audit Room: Nuove Frontiere della Collaborazione. La condivisione di documenti in un ambiente sicuro è fondamentale nell’era della collaborazione digitale. Le piattaforme basate su blockchain permettono una condivisione sicura e controllata dei documenti, anche quelli più sensibili. Inoltre, l’introduzione di Audit Room virtuali consente di esaminare e valutare i documenti in un ambiente protetto, senza la necessità di spostarli fisicamente, garantendo privacy e sicurezza. Scopri di più sulle funzionalità di condivisione sicura su Certiblok.

La Videoconferenza Integrata e il Futuro del Lavoro Remoto. L’integrazione di sistemi di videoconferenza nelle piattaforme di gestione documentale rappresenta un passo avanti significativo per il lavoro remoto. Questa funzionalità facilita la comunicazione e la collaborazione tra team sparsi in diverse aree geografiche, rendendo il lavoro a distanza più efficace e produttivo.

 Verso un Futuro più Sicuro e Organizzato. L’incorporazione della blockchain e del cloud decentralizzato nella gestione documentale sta aprendo nuovi orizzonti di possibilità. Da una maggiore sicurezza e trasparenza a una collaborazione più efficace, queste tecnologie stanno ridefinendo come gestiamo e conserviamo i nostri dati. Per le aziende e i professionisti che cercano di rimanere all’avanguardia, adottare queste innovazioni non è solo una scelta strategica ma una necessità per il futuro.

Gianluigi Michelotto
Co Founder Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM® – Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


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Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!