S.O.S ispezioni!

Il nuovo metodo digitale e da remoto per le Audit.

Prima dell’emergenza sanitaria da Covid-19 le ispezioni in presenza erano la prassi standard per tutti i tipi di certificazione aziendale.

La pandemia ha cambiato profondamente il mondo del lavoro e ha fortemente influenzato anche le ispezioni stesse rendendo impossibili le modalità che prima erano ormai consuete.

La risposta immediata a questo cambiamento è stato l’inserimento di audit da remoto, dimostratesi talmente efficienti da diventare nel 2021 la nuova normalità.

Accredia, cioè l’Ente Italiano di Accreditamento, ha dichiarato di aver intrapreso nel 2021 circa 13 mila giornate di verifica eseguite dal personale ispettivo tramite piattaforme o altri mezzi digitali.

Questo nuovo modo di fare ha soddisfatto non solo gli enti ispettori, ma anche organi e laboratori che hanno deciso di optare per verifiche “blend”, ovvero formule miste di audit da remoto e presenza.

Proprio per questo motivo Accredia, e principali organismi di certificazione internazionali, hanno emesso documenti specifici per definire le linee operative da seguire per Audit in forma remota. 

Ad esempio, Accredia ha pubblicato la sua “Politica Accredia per l’esecuzione delle verifiche da remoto, la stessa BRCS (organismo di riferimento nell’ambito alimentare e del packaging) ha definito il suo standard di riferimento per ispezioni non in presenza “Getting the most benefit from your remote audit”. Tutte le indicazioni sono state redatte basandosi su casi studio, documenti internazionali di vari enti di accreditamento (IAF, ILAC e EA) e sono la base sulla quale gli organismi accreditati possono valutare fattibilità e gestione da remoto degli audit.

Nelle linee guida pubblicate vengono definite le modalità per individuare gli strumenti digitali da utilizzare (piattaforme, sistemi di video call e scambio documenti) e le modalità ammesse. È stato definito che per gli audit non annunciati deve essere privilegiato lo svolgimento in presenza anche se rimane possibile effettuare quello da remoto. 

Non si possono effettuare audit da remoto nel caso in cui:

  • non sia possibile garantire, da entrambe le parti, connessioni stabili; 

  • Il sistema di gestione in base al suo livello di informatizzazione non permette verifiche da remoto.

Per potenziare il reparto qualità di un’azienda è fondamentale, quindi, semplificare la preparazione di un Audit.

Questo nuovo approccio ha fatto sì che il nostro team di Certiblok si focalizzasse nel realizzare una piattaforma stabile e sicura in grado di garantire un’ottima esperienza per le audit da remoto, migliorando il processo di certificazione di qualità. 

 

Con Certiblok puoi organizzare Audit Room specifiche, catalogando i tuoi documenti e consentendone l’ accesso a persone dedicate.

Grazie alla funzione “assegna ad audit room” potrai catalogare i tuoi documenti assegnandogli uno specifico argomento.
Certiblok creerà in automatico una cartella con tutti i documenti relativi ad un tag specifico (ad esempio ISO 9001).

In questo modo, anche in caso di ispezioni non annunciate, sarà tutto disponibile, pronto e ordinato!

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM®Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!