Superare le sfide nell’adozione di sistemi di gestione documentale. Il DRM® di Certiblok

Affrontare le sfide relative all’adozione da parte degli utenti di un sistema di DRM® nella gestione documentale (DRM® – Document Relationship Management®) è una questione complessa che le organizzazioni devono gestire con cura. Questo processo implica un cambiamento significativo nelle abitudini lavorative e richiede un approccio strategico per garantire il successo dell’implementazione del sistema.

Una delle maggiori sfide è la resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti.

Gli utenti possono essere riluttanti ad abbandonare i processi esistenti e ad adottare nuovi sistemi, specialmente se non percepiscono i vantaggi immediati o se si sentono sopraffatti dalla nuova tecnologia. Per superare questa sfida, è fondamentale un solido piano di gestione del cambiamento, che includa programmi di formazione completi, interfacce intuitive e supporto continuo. È essenziale che le organizzazioni enfatizzino i vantaggi del nuovo DRM® nella gestione documentale, affrontando le preoccupazioni degli utenti e evidenziando il suo potenziale per migliorare l’efficienza e la sicurezza dei dati.

Un altro aspetto critico è la pianificazione e la strategia inadeguate.

Senza una chiara definizione degli obiettivi e senza una mappatura del percorso da seguire, l’implementazione di un sistema della gestione dei documenti può incontrare ostacoli significativi. È necessario stabilire obiettivi chiari, sviluppare una roadmap e allocare risorse adeguate per garantire un’implementazione senza intoppi.

La formazione e la consapevolezza degli utenti sono essenziali. Gli utenti devono comprendere come utilizzare efficacemente il sistema per evitare errori e ridurre la produttività. Organizzare videocall per una demo personalizzata, seminari, discussioni di gruppo e sessioni di domande e risposte sul nuovo DRM® di Certiblok può aiutare a preparare il personale e a renderli più ricettivi all’adozione del sistema una volta che i suoi benefici vengono delineati.

E’ fondamentale coinvolgere la direzione aziendale nel comunicare gli obiettivi del progetto e nel dimostrare il sostegno dall’alto verso il basso. Identificare i leader di progetto in tutti i dipartimenti interessati dal nuovo sistema di gestione dei documenti è cruciale per servire come campioni del prodotto per quest’iniziativa, rappresentando le esigenze del dipartimento e rispondendo alle domande e alle preoccupazioni degli utenti finali.

Implementando queste strategie, le organizzazioni possono aumentare l’adozione degli utenti, semplificare i flussi di lavoro e migliorare la sicurezza dei dati.

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM®Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!