La novità nella gestione documentale

Certiblok. Semplifica la gestione delle certificazioni della tua azienda.

Certificazioni e scambio documentale al sicuro con la Blockchain

La crescita delle certificazioni richieste per ogni azienda e la costante ricerca di un sistema di gestione e condivisione documentale sta diventando sempre più evidente nella società moderna. Con una sempre maggiore richiesta da parte dei clienti, dei fornitori, di società di certificazione ed enti ispettivi, le aziende devono affrontare una quantità sempre più crescente di documenti in gestione. La necessità di mantenere una reputazione di qualità e conformità alle norme ha reso la gestione delle richieste un compito complesso e impegnativo, molto spesso difficile da rispettare.

Tutte queste scadenze, norme e regole, oltre a generare ansia e preoccupazioni, minano la reputazione aziendale e mettono a rischio la sicurezza informatica

Internet Live Stats, portale che monitora in tempo reale i numeri della rete, mostra che in totale, nel mondo, vengono inviate all’incirca 2,7 milioni di mail al secondo, 227 miliardi ogni giorno. Traduzione: 227 miliardi di possibili perdite e furti di dati al giorno!

L’attenzione alla sicurezza informatica nel processo di scambio documentale tramite e-mail è molto rilevante e rappresenta una sfida importante per le aziende di oggi. Con l’aumento delle informazioni sensibili che vengono scambiate tra aziende, clienti e fornitori, è diventato sempre più difficile garantire che i documenti vengano inviati e ricevuti in modo sicuro e affidabile. 

Una delle maggiori preoccupazioni riguarda la possibilità che i dati vengano intercettati o rubati da malintenzionati, che potrebbero utilizzarli per scopi illegali.

Altre volte alcuni invii vengono addirittura persi e non ritrovati dal destinatario, perché non tenere traccia dei flussi inviati e ricevuti?

Tuttavia, una volta inviata e ricevuta la documentazione richiesta, la gestione della stessa è spesso ostacolata da molte complesse e delicate difficoltà.
I documenti possono non essere aggiornati o addirittura scaduti. Molte volte la modifica di quest’ultimo può non essere conforme e non comunicata in modo tempestivo ai clienti, ai fornitori e tutti i soggetti coinvolti.
Il documento viene spesso archiviato in modo ingegnoso attraverso molteplici canali, come email, fax, chiavette USB o file, causando molte volte un’enorme confusione e mettendo a rischio la sicurezza aziendale. Alcune volte addirittura ancora in forma cartacea con rischio altissimo di perdita e disuso.
In caso di visite ispettive da parte di enti certificatori privati o pubblici, la documentazione deve essere sempre pronta e in regola, ma spesso, se non sempre, la mole di lavoro per tenerla sotto controllo è eccessiva e senza risorse dedicate. 

 

Certiblok. Semplifica la gestione delle certificazioni della tua azienda.In risposta a un’esigenza comune, una nuova soluzione sta emergendo.

Certiblok: la piattaforma basata sulla blockchain che sfrutta la potenza di questa tecnologia per garantire una sicurezza assoluta nella gestione dei documenti aziendali. 

La blockchain è una tecnologia di registro distribuito che offre un livello di sicurezza e trasparenza senza precedenti. Ogni transazione viene registrata su una catena di blocchi, rendendola immutabile e incontrovertibile.

 

Questo significa che le aziende possono essere sicure che i loro documenti, caricati e organizzati all’interno della piattaforma, siano archiviati in modo sicuro e che la loro integrità sia garantita.
Grazie a Certiblok non c’è più bisogno di inviare manualmente documenti ai clienti e ai fornitori, è possibile dialogare direttamente inviando un messaggio dalla piattaforma stessa.
Il destinatario, iscritto o meno alla piattaforma, riceverà una e-mail contenente la condivisione di un link per accedere e visualizzare o direttamente scaricare il file.
Questo vantaggio permette un contatto diretto senza occupare spazio di memoria al destinatario, Certiblok offre storage di memoria a seconda del piano scelto.
E se il documento inviato, nel corso del tempo, subisce modifiche e deve essere aggiornato e rinviato a tutti i soggetti coinvolti?
Grazie alla funzione di aggiornamento automatico viene garantito che tutte le parti interessate siano sempre avvisate tramite notifica sulla situazione in modo sincronizzato.

Infine, a tutela della sicurezza informatica, l’utilizzo della blockchain garantisce che i documenti non siano mai in possesso di soggetti terzi, restano sempre a capo solo e unicamente al titolare.
Grazie a un sistema di livelli di autorizzazioni incorporato è possibile avere a disposizione più utenti in accesso per ogni realtà con limiti di visualizzazioni a seconda delle preferenze scelte.

 La piattaforma Certiblok offre anche la possibilità di nominare le cartelle assegnando ad ogni file una scadenza ove necessario comunicando quando il medesimo file sta per scadere.
Grazie all’utilizzo dei #tag lo stesso file può essere presente in più cartelle diverse senza essere duplicato.
La funzione “audit room“, dove gli ispettori possono effettuare auditing da remoto e condividere facilmente i documenti con le parti interessate, offre la possibilità di accedere velocemente e aumentare inevitabilmente la gestione di richieste impreviste in un unico luogo sicuro e accessibile.

La piattaforma Certiblok rappresenta un’efficace soluzione per qualsiasi realtà.
Dal settore alimentare al settore delle costruzioni, passando dal settore elettromedicale a quello della meccanica, Certiblok sta attirando l’attenzione di una vasta gamma di clienti grazie a una comunicazione non più verticale (silos) ma una condivisione documentale orizzontale, comunicando con l’esterno indipendentemente dal settore o dall’attività.
Studi di commercialisti, società di certificazione e molte altre aziende stanno scoprendo i vantaggi della blockchain e della novità Certiblok, migliorando la qualità del lavoro organizzato e la reputazione della propria azienda. 

In un mondo in continuo cambiamento, le certificazioni aziendali e lo scambio documentale digitale su blockchain sono diventate un fattore cruciale per il successo di un’azienda. 

Giacomo Beriotto
Social Media Manager Certiblok

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Calendario

Non perdere mai più una scadenza o una importante data di ispezione! Il calendario di Certiblok ti tiene costantemente aggiornato con tutte le tue audit room programmate e in corso, oltre a tutte le scadenze dei tuoi documenti e certificati. Non devi più preoccuparti di tenere tutto a mente, affidati al nostro calendario per una gestione documentale impeccabile.


Notifiche

Con Certiblok, non perderai mai una scadenza o una richiesta di documenti, grazie alle notifiche in tempo reale. La piattaforma ti avvisa quando una nuova richiesta arriva, quando un documento sta per scadere o quando una audit room sta per chiudersi, mantenendoti sempre al passo con i tuoi impegni. Mantieni la tua documentazione sempre aggiornata e non farti cogliere impreparato.


Anteprima

L’esclusiva funzionalità di anteprima di Certiblok ti consente di visualizzare qualsiasi documento senza scaricarlo. Che si tratti di un PDF, un file Word, Excel, un video o una presentazione PowerPoint, risparmia tempo prezioso e lavora in modo più efficiente, accedendo alle anteprime dei documenti in modo rapido e semplice. Con Certiblok non dovrai più scaricare file o aprire programmi aggiuntivi, per poter vedere quello che ti serve… anche in mobilità!


Video Conference

Certiblok dispone di un sistema di videocomunicazione integrato. Le chiamate possono essere effettuate con un solo clic, anche con chi non dispone della piattaforma e senza la necessità di disporre di account esterni. Grazie alla tecnologia avanzata utilizzata, la qualità delle chiamate è elevata e garantisce una collaborazione efficiente e senza problemi


DRM

Esplora con Certiblok il potere del DRM®Document Relationship Management®. L’esclusivo e rivoluzionario sistema di gestione dei documenti. Con il DRM® i tuoi documenti avranno una carta d’identità dove trovare proprietario, scadenza, versione, condivisioni attive, audit room di appartenenza e anteprima dinamico. Tutto in un’unica visualizzazione! Una volta provato non potrai più farne a meno!


Blockchain

Certiblok conserva i tuoi dati su cloud decentralizzato e utilizza la tecnologia Blockchain per garantire la massima sicurezza e trasparenza nella gestione dei documenti. Grazie alla decentralizzazione, i tuoi documenti saranno protetti da accessi non autorizzati e da eventuali manipolazioni. Inoltre, grazie all’unione del sistema DRM® con la tecnologia Blockchain potrai avere la certezza che i tuoi documenti siano sempre originali e non contraffatti.


Privacy

Con la funzione Privacy, attivabile con un click su ogni cartella, solo tu deciderai chi avrà accesso ai tuoi documenti. La cartella con il lucchetto sarà visibile solo a te e chi è autorizzato. Gli altri del team semplicemente non sapranno che la cartella esiste!


Team

Con Certiblok puoi collaborare con il tuo Team. Crea il tuo account amministratore e accetta i tuoi collaboratori. Potrete lavorare insieme gestendo documenti. Grazie alla tecnologia DRM® ognuno saprà chi è il proprietario del documento, la scadenza, la versione e vederlo in anteprima. Con la funzione Privacy ognuno vedrà solo quello per cui è autorizzato.


A2F

Con l’Autorizzazione a 2 Fattori di Certiblok, puoi stare ancora più tranquillo! Si accede all’account con il massimo della sicurezza. Puoi attivare la funzione e disattivarla ogni volta che vuoi, semplicemente e separatamente per ogni utente del team!