Scadenze e Condivisione documenti: il controllo totale dei tuoi documenti con Certiblok

Tenere traccia di ogni scadenza e assicurarsi che la condivisione dei file sia accessibile solo per il tempo necessario può diventare complesso senza gli strumenti adeguati. Capita così che file riservati rimangano accessibili oltre il dovuto o che ci si dimentichi di rinnovare contratti e certificati fondamentali, con conseguenti rischi di inefficienze, violazioni di sicurezza o mancata conformità. Certiblok risolve questi problemi offrendo alle imprese un modo innovativo per avere il controllo totale dei propri documenti, garantendo sicurezza, automazione e una gestione efficiente sia delle scadenze che della condivisione delle informazioni.

Certiblok rivoluziona il modo di gestire scadenze e condivisione documenti. Ogni file caricato sulla piattaforma può essere etichettato con una data di scadenza precisa e condiviso in modo sicuro tramite il cloud decentralizzato basato su blockchain. Non solo puoi vedere in ogni momento chi ha accesso a un documento, ma puoi anche determinare esattamente fino a quando quell’accesso sarà consentito. Allo scadere del termine impostato, la piattaforma revoca automaticamente i permessi di condivisione, assicurando che nessun file rimanga accessibile oltre la scadenza stabilita.

Inoltre, non dovrai più temere di dimenticare una deadline: Certiblok invia notifiche automatiche prima che un documento raggiunga la sua scadenza. Ciò ti permette di intervenire per tempo – ad esempio aggiornando un contratto in scadenza o estendendo i permessi di condivisione se necessario – evitando sorprese dell’ultimo minuto. Questo livello di automazione garantisce che non dovrai ricordare manualmente ogni data importante: la piattaforma si occuperà delle scadenze al posto tuo, riducendo il rischio di errori umani.

La funzione di condivisione a tempo di Certiblok è particolarmente utile quando si collabora con utenti esterni. Puoi, ad esempio, condividere un documento riservato con un consulente definendo una scadenza di due settimane: trascorso questo periodo, l’accesso al file si chiude in automatico. In questo modo hai la certezza che le informazioni sensibili non restino accessibili oltre il necessario, proteggendo la riservatezza dei dati aziendali. La condivisione temporizzata unisce flessibilità e sicurezza, permettendoti di collaborare liberamente senza rinunciare al controllo.

La sicurezza è un pilastro di Certiblok, garantita da crittografia avanzata (AES-256) e dalla tecnologia blockchain. Ogni documento viene frammentato e distribuito su migliaia di nodi decentralizzati, e solo gli utenti da te autorizzati possono ricomporlo e accedervi. Ogni accesso o modifica è tracciato in modo immutabile, assicurando integrità e riservatezza nella condivisione dei dati.

Certiblok va oltre la semplice archiviazione: è una piattaforma di Document Relationship Management (DRM®) completa. Oltre alle scadenze automatiche e alla condivisione attiva (che notifica in tempo reale le modifiche ai file condivisi), offre il versionamento dei documenti e una funzione Audit Room per organizzare ispezioni con scadenze predefinite. Tutto è integrato e automatizzato, riducendo al minimo le attività manuali e il rischio di dimenticanze.

Vantaggi concreti per aziende e professionisti

Implementare Certiblok nella propria organizzazione significa ottenere numerosi benefici tangibili:

• Mai più scadenze mancate: il sistema invia alert e promemoria in anticipo, assicurando che rinnovi, contratti o certificati siano gestiti puntualmente.

• Condivisione sicura e controllata: definisci permessi specifici e durata della condivisione per ogni documento, garantendo che solo gli autorizzati vi accedano e solo per il tempo necessario.

• Maggiore efficienza: l’automazione di notifiche e controlli elimina attività manuali ripetitive, così il team può concentrarsi sul lavoro ad alto valore senza preoccuparsi delle scadenze.

• Gestione centralizzata: tutte le funzioni (calendario, versionamento, audit trail) in un unico spazio garantiscono una gestione documentale efficiente.

Certiblok offre a imprese e liberi professionisti uno strumento all’avanguardia per gestire scadenze e condivisione documenti in modo semplice ed efficace. La combinazione di sicurezza basata su blockchain, controllo granulare e processi automatizzati consente di lavorare con la massima tranquillità, sapendo che ogni file è protetto e ogni condivisione è sotto controllo. Non lasciare che documenti non aggiornati o accessi non supervisionati mettano a rischio il tuo business: con Certiblok la gestione dei documenti diventa davvero sicura, efficiente e totalmente sotto il tuo comando.