Ogni macchina arriva con il suo manuale. Il manuale racconta come la macchina è nata, non come ha vissuto. Dopo dieci o quindici anni di lavoro, lo stato reale di una macchina dipende da tutto quello che è successo dopo la consegna: interventi, ricambi, verifiche, modifiche, aggiornamenti del software. Quella storia di solito esiste, ma è sparsa tra un armadio, un faldone, un gestionale e le mail di qualche tecnico. Il fascicolo vivo le dà un posto preciso.
Cos'è il fascicolo vivo della macchina
Il fascicolo vivo della macchina è l'insieme dei documenti che raccontano la vita di una macchina dopo la consegna e che affiancano, senza modificarla, la documentazione originale del costruttore. L'espressione è usata da Certiblok® per distinguerlo dai due documenti che il costruttore prepara per legge: il fascicolo tecnico e le istruzioni per l'uso.
Il costruttore fotografa la macchina il giorno in cui la immette sul mercato, e quella fotografia non va toccata. Chi la usa ha bisogno di un secondo raccoglitore, collegato alla stessa macchina, dove mettere tutto ciò che succede dopo.
Fascicolo tecnicoIstruzioni per l'usoFascicolo vivoChi lo redigeIl fabbricanteIl fabbricanteChi usa e mantiene la macchinaQuandoPrima dell'immissione sul mercatoConsegnate con la macchinaPer tutta la vita della macchinaChi lo consultaLe autorità di vigilanza, su richiestaUtilizzatori e manutentoriManutentori, RSPP, verificatori, auditor, futuro acquirenteSi modifica?Resta del fabbricanteLe aggiorna solo il fabbricanteSi arricchisce nel tempo, senza sovrascrivereRiferimentoReg. (UE) 2023/1230, allegato IVReg. (UE) 2023/1230, art. 10 e allegato IIID.Lgs. 81/2008, art. 71; Reg. 2023/1230, art. 18
Perché serve: cosa chiedono le norme a chi usa le macchine
Il Regolamento Macchine riguarda soprattutto chi costruisce e immette sul mercato le macchine. Chi le usa ha però obblighi propri, e alcune novità del Regolamento li rendono più concreti.
L'articolo 71 del D.Lgs. 81/2008 chiede al datore di lavoro di mantenere le attrezzature in efficienza con un'idonea manutenzione. Per le attrezzature soggette a controlli, i risultati vanno riportati per iscritto e conservati almeno per gli ultimi tre anni. Quelle dell'allegato VII hanno anche verifiche periodiche.
L'articolo 18 del Regolamento 2023/1230 considera fabbricante chi apporta a una macchina già in servizio una modifica, fisica o digitale, che introduce un nuovo pericolo o aumenta un rischio esistente. Per capire se un intervento rientra in questo caso bisogna sapere cosa è stato fatto prima sulla stessa macchina.
L'allegato III (punti 1.1.9 e 1.2.1) chiede che le macchine nuove proteggano software e dati critici, raccolgano prove degli interventi sul software e conservino per cinque anni i dati sugli interventi e sulle versioni del software di sicurezza caricate dopo l'immissione sul mercato. Questi dati li conserva la macchina. Il fascicolo vivo aggiunge i documenti: chi ha fatto l'aggiornamento, perché e con quale esito.
L'articolo 10 permette al costruttore di fornire le istruzioni in formato digitale, accessibili per la vita prevista della macchina e comunque per almeno dieci anni. Se l'utilizzatore lo chiede al momento dell'acquisto, la copia cartacea è gratuita. Il fascicolo vivo può stare accanto alle istruzioni e aprirsi dallo stesso punto di accesso.
Cosa contiene un fascicolo vivo
Manutenzione: rapporti di intervento ordinario e straordinario, ricambi montati, tarature, lubrificazioni programmate.
Verifiche e controlli: verbali delle verifiche periodiche, esiti dei controlli previsti dall'art. 71, rilievi degli audit e azioni correttive.
Sicurezza: valutazione dei rischi aggiornata per la postazione, istruzioni operative interne, DPI previsti, registro della formazione degli addetti.
Software e configurazione: versioni installate, note del tecnico, copie di sicurezza dei programmi del PLC.
Modifiche e retrofit: descrizione dell'intervento, data, esecutore, valutazione sulla modifica sostanziale e, se necessario, la nuova documentazione di conformità.
Eventi: guasti ricorrenti, fermi macchina, quasi incidenti, segnalazioni degli operatori.
Passaggi di proprietà: data, cedente, acquirente, stato della macchina al momento della cessione.
Chi lo aggiorna e quando serve ritrovarlo
Al fascicolo vivo contribuiscono più persone. La tabella indica cosa aggiunge ciascuna e in quale situazione avrà bisogno di ritrovarlo.
FiguraContributoMomento criticoManutentore interno o esternoRapporti di intervento, ricambi, tarature, aggiornamenti softwareFermo notturno, contestazione con un fornitore, cambio del fornitore di manutenzioneRSPP o responsabile sicurezzaValutazione dei rischi, istruzioni operative, DPIIspezione, infortunio, modifica della lineaEnte verificatore o auditorVerbali, rilievi, azioni correttiveVerifica successiva, rinnovo di una certificazioneOperatoreControlli di inizio turno, anomalie, segnalazioniAnalisi dei guasti, formazione di un nuovo addettoUfficio acquisti o direzioneContratti, garanzie, documenti di cessioneRivendita, dismissione, perizia
Come impostare un fascicolo vivo: sei requisiti
Qualunque strumento si scelga, un fascicolo vivo deve rispettare sei condizioni.
Si raggiunge dalla macchina, con un codice sulla targhetta, senza dover sapere chi chiamare o quale cartella aprire. Il codice è sempre lo stesso.
Tiene separati i documenti del costruttore: chi aggiunge un rapporto lo mette accanto al manuale e non può modificarlo.
Conserva ogni versione con la sua data. Nessun documento viene sovrascritto.
Per ogni documento registra chi l'ha caricato e quando.
Sta fuori dalla rete aziendale, così chi inquadra il codice (anche un tecnico esterno) non ottiene un accesso al dominio dell'azienda.
Sopravvive al cambio di fornitore, di responsabile e di proprietario. La macchina dura più di qualsiasi contratto.
Il fascicolo vivo lungo il ciclo di vita della macchina
Il fascicolo si apre alla consegna, collegato alle istruzioni del costruttore e al verbale di collaudo. Durante l'esercizio manutentori e operatori aggiungono interventi e segnalazioni, e il tecnico reperibile trova schemi e storico anche di notte.
Prima di un retrofit o di un aggiornamento software, lo storico serve a valutare se l'intervento è una modifica sostanziale. Durante un'ispezione o un audit, alla domanda «dove sono i documenti di questa macchina?» si risponde in un minuto, con le versioni in ordine.
Quando la macchina viene rivenduta, una storia documentata ne sostiene la valutazione. Senza storia, spesso vale il ferro. Alla dismissione il fascicolo resta come archivio per eventuali contestazioni o verifiche.
Chi compra un usato inquadra lo stesso codice che c'era il primo giorno e si trova davanti tutto quello che è successo prima di lui.
Come si gestisce con Certiblok®: QRcube e QRcube Life
Certiblok® è la piattaforma italiana per la gestione della documentazione digitale delle macchine e la compliance documentale, con sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001. Il fascicolo vivo si costruisce con due strumenti.
QRcube® mette sulla macchina un unico QR code che porta ai documenti del costruttore: istruzioni, dichiarazione UE di conformità, schemi, certificati. Il codice resta lo stesso anche quando i documenti si aggiornano e si apre da smartphone senza installare app. I disegni DWG, DXF e STL si visualizzano direttamente.
QRcube Life
Perché si chiama QRcube Life
Quando abbiamo scelto il nome QRcube Life, la parola che contava era l'ultima. Life, vita: la vita della macchina, che dura molto più di quanto si immagini alla consegna.
Partiamo dalla targhetta. Ogni macchina ne ha una, e il QR code va lì sopra. La targhetta è di metallo, si fissa una volta e resta al suo posto finché la macchina lavora: dieci anni, quindici, a volte venti. Nessuno la stacca per rifarla ogni volta che arriva un documento nuovo. Se il QR code sta sulla targhetta, deve essere uno solo e deve restare sempre lo stesso.
Con QRcube Life funziona così. Il codice non cambia mai. Cambia quello che c'è dietro, man mano che la macchina lavora.
Il primo giorno chi lo inquadra con lo smartphone trova i documenti del costruttore: istruzioni, dichiarazione UE di conformità, schemi. Dopo qualche anno, sullo stesso codice trova anche il rapporto del manutentore che ha sostituito un componente. Poi il verbale della verifica periodica, l'aggiornamento del software, l'ultimo retrofit. Il gesto è sempre quello, inquadrare la targhetta, e quello che si apre è la storia della macchina aggiornata a oggi.
Pensate a un tecnico che arriva davanti a una macchina ferma, magari di sera. Non deve sapere chi la manteneva prima, in quale cartella stanno i rapporti, a chi telefonare per farseli mandare. Inquadra il codice e legge.
Vale anche quando la macchina cambia proprietario. Chi compra un usato inquadra lo stesso codice che c'era il primo giorno e si trova davanti tutto quello che è successo prima di lui. I documenti del costruttore restano com'erano. Quelli aggiunti da manutentori e auditor stanno accanto, ognuno con la sua data, e nessuno cancella quelli degli altri.
Ecco la ragione del nome. La macchina ha un solo QR code, applicato una volta, e lo tiene finché esiste. Può cambiare il manutentore, può cambiare il proprietario. Il codice sulla targhetta resta quello.
I documenti non stanno sui server del cliente. Sono cifrati con AES-256, frammentati e distribuiti su una rete decentralizzata: chi inquadra il codice li consulta senza entrare nel dominio dell'azienda.
«La storia di una macchina deve seguirla anche quando cambia proprietario.» Gianluigi Michelotto, CTO di Certiblok®
Un ulteriore approfondimento sul tema del Regolamento Macchine e del Fascicolo Vivo è disponibile nell’articolo pubblicato da Telmotor, che illustra il ruolo della gestione digitale della documentazione nel ciclo di vita della macchina. Puoi leggere l'articolo completo al seguente link
Approfondimenti
Regolamento Macchine (UE) 2023/1230: cosa cambia dal 20 gennaio 2027 e come prepararsi
QRcode manuale macchine: cosa impone il Regolamento 2023/1230 dal 2027
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Fonti
Prova QRcube sulla tua macchina. Carica un manuale, genera il QR e aggiungi il primo rapporto di manutenzione: in pochi minuti vedi come funziona un fascicolo vivo.
