Ogni macchina arriva con il suo manuale. Il manuale racconta come la macchina è nata, non come ha vissuto. Dopo dieci o quindici anni di lavoro, lo stato reale di una macchina dipende da tutto quello che è successo dopo la consegna: interventi, ricambi, verifiche, modifiche, aggiornamenti del software. Quella storia di solito esiste, ma è sparsa tra un armadio, un faldone, un gestionale e le mail di qualche tecnico. Il fascicolo vivo le dà un posto preciso.
Cos'è il fascicolo vivo della macchina
Il fascicolo vivo della macchina è l'insieme dei documenti che raccontano la vita di una macchina dopo la consegna e che affiancano, senza modificarla, la documentazione originale del costruttore. L'espressione è usata da Certiblok® per distinguerlo dai due documenti che il costruttore prepara per legge: il fascicolo tecnico e le istruzioni per l'uso.
Il costruttore fotografa la macchina il giorno in cui la immette sul mercato, e quella fotografia non va toccata. Chi la usa ha bisogno di un secondo raccoglitore, collegato alla stessa macchina, dove mettere tutto ciò che succede dopo.
| Fascicolo tecnico | Istruzioni per l'uso | Fascicolo vivo | |
|---|---|---|---|
| Chi lo redige | Il fabbricante | Il fabbricante | Chi usa e mantiene la macchina |
| Quando | Prima dell'immissione sul mercato | Consegnate con la macchina | Per tutta la vita della macchina |
| Chi lo consulta | Le autorità di vigilanza, su richiesta | Utilizzatori e manutentori | Manutentori, RSPP, verificatori, auditor, futuro acquirente |
| Si modifica? | Resta del fabbricante | Le aggiorna solo il fabbricante | Si arricchisce nel tempo, senza sovrascrivere |
| Riferimento | Reg. (UE) 2023/1230, allegato IV | Reg. (UE) 2023/1230, art. 10 e allegato III | D.Lgs. 81/2008, art. 71; Reg. 2023/1230, art. 18 |
Perché serve: cosa chiedono le norme a chi usa le macchine
Il Regolamento Macchine riguarda soprattutto chi costruisce e immette sul mercato le macchine. Chi le usa ha però obblighi propri, e alcune novità del Regolamento li rendono più concreti.
L'articolo 71 del D.Lgs. 81/2008 chiede al datore di lavoro di mantenere le attrezzature in efficienza con un'idonea manutenzione. Per le attrezzature soggette a controlli, i risultati vanno riportati per iscritto e conservati almeno per gli ultimi tre anni. Quelle dell'allegato VII hanno anche verifiche periodiche.
L'articolo 18 del Regolamento 2023/1230 considera fabbricante chi apporta a una macchina già in servizio una modifica, fisica o digitale, che introduce un nuovo pericolo o aumenta un rischio esistente. Per capire se un intervento rientra in questo caso bisogna sapere cosa è stato fatto prima sulla stessa macchina.
L'allegato III (punti 1.1.9 e 1.2.1) chiede che le macchine nuove proteggano software e dati critici, raccolgano prove degli interventi sul software e conservino per cinque anni i dati sugli interventi e sulle versioni del software di sicurezza caricate dopo l'immissione sul mercato. Questi dati li conserva la macchina. Il fascicolo vivo aggiunge i documenti: chi ha fatto l'aggiornamento, perché e con quale esito.
L'articolo 10 permette al costruttore di fornire le istruzioni in formato digitale, accessibili per la vita prevista della macchina e comunque per almeno dieci anni. Se l'utilizzatore lo chiede al momento dell'acquisto, la copia cartacea è gratuita. Il fascicolo vivo può stare accanto alle istruzioni e aprirsi dallo stesso punto di accesso.
Cosa contiene un fascicolo vivo
Manutenzione: rapporti di intervento ordinario e straordinario, ricambi montati, tarature, lubrificazioni programmate.
Verifiche e controlli: verbali delle verifiche periodiche, esiti dei controlli previsti dall'art. 71, rilievi degli audit e azioni correttive.
Sicurezza: valutazione dei rischi aggiornata per la postazione, istruzioni operative interne, DPI previsti, registro della formazione degli addetti.
Software e configurazione: versioni installate, note del tecnico, copie di sicurezza dei programmi del PLC.
Modifiche e retrofit: descrizione dell'intervento, data, esecutore, valutazione sulla modifica sostanziale e, se necessario, la nuova documentazione di conformità.
Eventi: guasti ricorrenti, fermi macchina, quasi incidenti, segnalazioni degli operatori.
Passaggi di proprietà: data, cedente, acquirente, stato della macchina al momento della cessione.
Chi lo aggiorna e quando serve ritrovarlo
Al fascicolo vivo contribuiscono più persone. La tabella indica cosa aggiunge ciascuna e in quale situazione avrà bisogno di ritrovarlo.
| Figura | Contributo | Momento critico |
|---|---|---|
| Manutentore interno o esterno | Rapporti di intervento, ricambi, tarature, aggiornamenti software | Fermo notturno, contestazione con un fornitore, cambio del fornitore di manutenzione |
| RSPP o responsabile sicurezza | Valutazione dei rischi, istruzioni operative, DPI | Ispezione, infortunio, modifica della linea |
| Ente verificatore o auditor | Verbali, rilievi, azioni correttive | Verifica successiva, rinnovo di una certificazione |
| Operatore | Controlli di inizio turno, anomalie, segnalazioni | Analisi dei guasti, formazione di un nuovo addetto |
| Ufficio acquisti o direzione | Contratti, garanzie, documenti di cessione | Rivendita, dismissione, perizia |
Come impostare un fascicolo vivo: sei requisiti
Qualunque strumento si scelga, un fascicolo vivo deve rispettare sei condizioni.
Si raggiunge dalla macchina, con un codice sulla targhetta, senza dover sapere chi chiamare o quale cartella aprire.
Tiene separati i documenti del costruttore: chi aggiunge un rapporto lo mette accanto al manuale e non può modificarlo.
Conserva ogni versione con la sua data. Nessun documento viene sovrascritto.
Per ogni documento registra chi l'ha caricato e quando.
Sta fuori dalla rete aziendale, così chi inquadra il codice (anche un tecnico esterno) non ottiene un accesso al dominio dell'azienda.
Sopravvive al cambio di fornitore, di responsabile e di proprietario. La macchina dura più di qualsiasi contratto.
Il fascicolo vivo lungo il ciclo di vita della macchina
Il fascicolo si apre alla consegna, collegato alle istruzioni del costruttore e al verbale di collaudo. Durante l'esercizio manutentori e operatori aggiungono interventi e segnalazioni, e il tecnico reperibile trova schemi e storico anche di notte.
Prima di un retrofit o di un aggiornamento software, lo storico serve a valutare se l'intervento è una modifica sostanziale. Durante un'ispezione o un audit, alla domanda «dove sono i documenti di questa macchina?» si risponde in un minuto, con le versioni in ordine.
Quando la macchina viene rivenduta, una storia documentata ne sostiene la valutazione. Senza storia, spesso vale il ferro. Alla dismissione il fascicolo resta come archivio per eventuali contestazioni o verifiche.
Come si gestisce con Certiblok®: QRcube e QRcube Life
Certiblok® è la piattaforma italiana per la gestione della documentazione digitale delle macchine e la compliance documentale, con sistema di gestione certificato ISO/IEC 27001. Il fascicolo vivo si costruisce con due strumenti.
QRcube® mette sulla macchina un unico QR code che porta ai documenti del costruttore: istruzioni, dichiarazione UE di conformità, schemi, certificati. Il codice resta lo stesso anche quando i documenti si aggiornano e si apre da smartphone senza installare app. I disegni DWG, DXF e STL si visualizzano direttamente.
QRcube Life aggiunge, sullo stesso QR, un'area in cui manutentori, ispettori e auditor autorizzati caricano i propri documenti. I documenti del costruttore restano intatti, ogni aggiunta viene conservata con lo storico delle versioni e la storia resta collegata alla macchina anche quando cambia proprietario.
I documenti non stanno sui server del cliente. Sono cifrati con AES-256, frammentati e distribuiti su una rete decentralizzata: chi inquadra il codice li consulta senza entrare nel dominio dell'azienda.
«La storia di una macchina deve seguirla anche quando cambia proprietario.» Gianluigi Michelotto, CTO di Certiblok®
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