Ab 2027 werden durch die Richtlinie (EU) 2020/2184 (DWD) neue Hygiene- und Dokumentationsanforderungen für Materialien im Kontakt mit Trinkwasser eingeführt.
Hersteller müssen sicherstellen, dass ihre Produkte europäischen Positivlisten entsprechen und die Dokumentation für mindestens 10 Jahre zugänglich ist.
Es wird entscheidend sein, ein System für die Verwaltung, Aktualisierung und sichere Weitergabe technischer Dokumente, Zertifizierungen und Konformitätserklärungen zu haben.
Nichtkonformität kann zu Marktverboten und Sanktionen führen.
Ab 2027 wird sich die Regulierungslandschaft für Hersteller von Materialien und Gegenständen, die mit Trinkwasser in Berührung kommen (MOCA), in ganz Europa grundlegend ändern. Die Richtlinie (EU) 2020/2184, besser bekannt als überarbeitete Trinkwasserrichtlinie (DWD, Drinking Water Directive), in Deutschland durch die Verordnung zur Änderung der Trinkwasserverordnung vom 03. Januar 2023 umgesetzt, ist keine einfache Aktualisierung. Sie führt strenge Anforderungen ein, die sich direkt auf das Dokumentenmanagement und die Produktkonformität auswirken.
Es geht nicht nur darum, die hygienische Sicherheit der Materialien zu gewährleisten, sondern diese auch durch präzise und stets aktuelle Dokumentation eindeutig nachzuweisen. Viele konzentrieren sich auf Labortests oder Formulierungen, aber der wahre Wendepunkt wird die Fähigkeit sein, das Dokumentenarchiv über ein Jahrzehnt zu verwalten, es zugänglich und nachvollziehbar zu machen. Dieser Artikel richtet sich an Hersteller, um zu klären, was diese Änderung in der täglichen Praxis bedeutet.
Was sind die neuen Anforderungen für Materialien im Kontakt mit Trinkwasser?
Artikel 11 der DWD legt Mindesthygieneanforderungen für Materialien fest, die mit Trinkwasser in Kontakt kommen. Ziel ist es, eine Verschlechterung der Wasserqualität durch von den Materialien freigesetzte Substanzen zu verhindern. Dies umfasst Rohre, Ventile, Armaturen, Tanks und alle anderen Komponenten, die in Wasserversorgungsnetzen und Haushaltsinstallationen verwendet werden.
Ab dem 31. Dezember 2026 müssen Materialien und Produkte den in Durchführungsrechtsakten der Europäischen Kommission aufgeführten Spezifikationen entsprechen. Diese Rechtsakte werden festlegen:
Europäische Positivlisten: Enthält die zugelassenen Ausgangsstoffe, ihre Spezifikationen und Verwendungsbedingungen. Dies ist entscheidend für Hersteller, da sie sicherstellen müssen, dass die Komponenten ihrer Produkte nur aus zugelassenen Materialien gefertigt werden.
Prüf- und Annahmeverfahren: Standardisiert zur Bewertung der Reaktion von Materialien im Kontakt mit Wasser.
Kennzeichnungsanforderungen: Zur Angabe der Produktkonformität.
Einen Kennzeichnungsmechanismus: Der die Konformität der Produkte bescheinigt.
Das bedeutet, dass die Zertifizierung einer Komponente nicht mehr ausreicht, wenn sie nicht auf diesen harmonisierten europäischen Listen und Methoden basiert. Für einen Hersteller bedeutet dies die Notwendigkeit, seine Beschaffungsketten und Produktionsprozesse zu überprüfen und sicherzustellen, dass jede Komponente rückverfolgbar und den neuen Standards entsprechend ist.
Warum wird die Dokumentation ab 2027 zentral?
Die DWD beschränkt sich nicht darauf, festzulegen, was verwendet werden darf oder nicht; sie schreibt auch vor, wie diese Konformität nachgewiesen werden muss. Ab 2027 muss die Dokumentation zu Materialien und Produkten im Kontakt mit Trinkwasser strengen Kriterien genügen. Artikel 11, Absatz 5, der nationalen Umsetzungsgesetze betont die Pflicht zur Aufbewahrung relevanter Dokumentation. Die Kommission arbeitet zudem an weiteren Durchführungsbeschlüssen, die die genauen Modalitäten zum Nachweis der Konformität definieren werden.
Für einen Hersteller von Armaturen oder Ventilen wird es nicht mehr ausreichen, eine Papierakte im Unternehmen zu haben. Es wird notwendig sein:
Herkunft nachvollziehen: Jede Komponente, von der Metalllegierung bis zur Elastomer-Dichtung, muss eine Dokumentation besitzen, die ihre Konformität mit den Positivlisten belegt. Dies umfasst technische Datenblätter der Lieferanten, Analysenzertifikate und Konformitätserklärungen.
Versionen verwalten: Wenn ein Material oder ein Produktionsprozess geändert wird, muss die Dokumentation die Aktualisierung widerspiegeln. Veraltete Versionen müssen archiviert, aber nicht gelöscht werden, um eine vollständige und überprüfbare Historie zu gewährleisten.
Zugänglichkeit gewährleisten: Die zuständigen Behörden (z.B. Gesundheitsämter, Kontrollinstanzen) müssen schnell und ungehindert auf diese Dokumentation zugreifen können, auch über längere Zeiträume (typischerweise 10 Jahre).
Integrität schützen: Die Dokumentation muss vor unbefugten Änderungen oder Verlust geschützt werden, um ihre Integrität über die Zeit zu bewahren.
Stellen Sie sich eine Kontrolle an einem im Jahr 2028 hergestellten Ventil vor: Sie müssen in der Lage sein, innerhalb weniger Minuten die vollständige Dokumentation aller verwendeten Materialien vorzulegen und deren Konformität mit den zum Zeitpunkt der Produktion gültigen europäischen Vorschriften nachzuweisen. Wenn Sie dies nicht können, könnte das Produkt vom Markt genommen werden, mit den daraus resultierenden wirtschaftlichen und reputationsbezogenen Folgen.
Wie man sich vorbereitet: Vom Papier zum Digitalen
Die dokumentarische Herausforderung der DWD ist eine Chance für Hersteller, ihr Dokumentenmanagement zu modernisieren. Der Übergang zu einem digitalen Archiv ist keine Option mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit.
Sicheres und nachvollziehbares digitales Archiv
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist die Basis. Es muss gewährleisten, dass jedes Dokument (technische Datenblätter, Zertifizierungen, Testberichte, Konformitätserklärungen) sicher archiviert wird, mit kontrolliertem Zugriff und Nachvollziehbarkeit jeder Aktion. Funktionen wie das DRM® (Document Relationship Management) von Certiblok® sind dafür konzipiert. Jede Datei erhält einen einzigartigen „Ausweis“, der Eigentümer, Versionen, Fristen und ein LOG aller Aktivitäten registriert. So wissen Sie immer, wer wann ein Dokument eingesehen oder geteilt hat, und gewährleisten eine unveränderliche Nachvollziehbarkeit.
Automatisierte Fristenverwaltung und Aktualisierungen
Konformitätszertifikate und Zulassungen haben Ablauffristen. Ein effizientes System muss rechtzeitig Warnungen und Benachrichtigungen senden, um zu verhindern, dass die Dokumentation veraltet. Stellen Sie sich vor, Sie müssten die Zertifizierung einer Metalllegierung aktualisieren, die in Hunderten verschiedener Produkte verwendet wird. Mit einem System wie Certiblok® synchronisiert sich die Aktualisierung einer Datei in Ihrem Archiv automatisch mit allen aktiven Freigaben, wodurch das Risiko veralteter Versionen im Umlauf eliminiert wird.
Sichere und kontrollierte Freigabe
Wenn Behörden die Dokumentation anfordern, sind Geschwindigkeit und Sicherheit der Freigabe entscheidend. Das Versenden großer Anhänge per E-Mail oder über ablaufende Links ist keine professionelle Lösung. Tools wie QRCube® von Certiblok® ermöglichen es, mehrere Dateien (technische Datenblätter, Zertifizierungen, Handbücher) in einem einzigen Code zu bündeln. Dieser Code, auf dem Produkt oder seiner Verpackung aufgedruckt oder in ein offizielles PDF-Dokument eingefügt, bleibt immer derselbe, während die damit verknüpften digitalen Inhalte in Echtzeit aktualisiert werden können. Wer scannt, sieht immer die neueste offizielle Version. Es ist möglich, Passwörter oder Ablauffristen für den Zugriff festzulegen, um eine granulare Kontrolle über die Freigabe zu gewährleisten.
Erleichterte Audits und Kontrollen
Die Fähigkeit, die Konformität während eines Audits nachzuweisen, ist von grundlegender Bedeutung. Die Audit Rooms von Certiblok® beispielsweise schaffen virtuelle Kollaborationsräume, in denen Berater und Inspektoren auf die notwendige Dokumentation zugreifen können, ohne Dateien zu duplizieren oder von ihrem ursprünglichen Speicherort zu verschieben. Dies vereinfacht den Überprüfungsprozess erheblich und stellt sicher, dass nur die offiziellen und aktuellen Versionen eingesehen werden.
Was passiert, wenn man sich nicht anpasst?
Die Nichteinhaltung der DWD kann schwerwiegende Folgen haben. Ab 2027 könnten Produkte, die den neuen Hygiene- und Dokumentationsanforderungen nicht entsprechen, vom europäischen Markt ausgeschlossen werden. Dies bedeutet nicht nur Bußgelder und administrative Sanktionen (und potenziell strafrechtliche, je nach nationaler Gesetzgebung), sondern auch erhebliche Reputationsschäden und hohe Kosten für den Rückruf oder die Änderung von Produkten.
Für einen Hersteller ist die Fähigkeit, die Dokumentenkonformität schnell und sicher nachzuweisen, nicht nur eine Pflicht, sondern ein Wettbewerbsvorteil. Diese Änderungen zu antizipieren bedeutet, sich als zuverlässiger und proaktiver Partner in einem zunehmend regulierten Markt zu positionieren.
Die Richtlinie (EU) 2020/2184 stellt einen Wendepunkt für den Sektor der Materialien im Kontakt mit Trinkwasser dar. Hersteller müssen jetzt handeln, um ihre Produktionsprozesse und vor allem ihr Dokumentenmanagement anzupassen. Ein robustes System zur Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Freigabe von Dokumenten ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit, um die Konformität zu gewährleisten und die eigene Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhalten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement an die neuen DWD-Verpflichtungen anpassen können, kontaktieren Sie unsere Experten für eine persönliche Beratung.