Verordnung (EU) 2023/1230 · Compliance-Leitfaden
Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: Was sich ab 20. Januar 2027 ändert und wie Sie sich vorbereiten
Der vollständige Leitfaden, um Dokumentation, digitale Anleitungen und technische Unterlagen auf die neuen europäischen Vorgaben vorzubereiten.
Aktualisiert am 14. September 2026
Die Änderung in Kürze
Kurz zusammengefasst
Die Verordnung (EU) 2023/1230 ersetzt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und gilt ab dem 20. Januar 2027 in allen Mitgliedstaaten ohne nationale Umsetzung. Vier Neuerungen wiegen für die Dokumentation am schwersten: Betriebsanleitungen dürfen digital bereitgestellt werden, die EU-Konformitätserklärung kann über eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code erreichbar sein, der Zugang zu den Anleitungen muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine und in jedem Fall mindestens zehn Jahre gewährleistet sein, und es gelten neue Anforderungen zum Schutz vor digitaler Manipulation. Wer Maschinen in Europa baut, einführt oder vertreibt, hat weniger als zwei Jahre Zeit, technische Unterlagen, Anleitungen und Erklärungen neu zu organisieren.
Was die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist
Die Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 ist das neue europäische Regelwerk zur Maschinensicherheit. Sie wurde im Amtsblatt der Europäischen Union L 165 vom 29. Juni 2023 veröffentlicht und trat am 19. Juli 2023 in Kraft; ihre Bestimmungen werden jedoch erst ab dem 20. Januar 2027 verbindlich (Artikel 54). Ab diesem Datum ist die Richtlinie 2006/42/EG aufgehoben (Artikel 52).
Der Unterschied zwischen Richtlinie und Verordnung ist nicht formal. Eine Richtlinie muss jeder Staat in nationales Recht umsetzen, und mit der Zeit driften die nationalen Fassungen auseinander. Eine Verordnung gilt unmittelbar: derselbe Text gilt in Italien, Deutschland, Frankreich und allen anderen Ländern der Union. Für exportierende Hersteller bedeutet das ein einziges Regelwerk und einen einzigen korrekten Weg, die Konformität zu dokumentieren.
Der Anwendungsbereich bleibt der der Richtlinie, mit einigen Erweiterungen: Maschinen, unvollständige Maschinen, auswechselbare Ausrüstungen, Sicherheitsbauteile, Lastaufnahmemittel, Ketten, Seile, Gurte und abnehmbare Gelenkwellen. Produkte mit digitalen Komponenten und Software mit Sicherheitsfunktionen sind ausdrücklich einbezogen.
Die wichtigen Termine
Der Zeitplan ist knapp und sieht keine großzügigen Übergangsfristen vor. Einige Teile gelten bereits: die Regeln zu den notifizierten Stellen seit dem 20. Januar 2024, und die Mitgliedstaaten müssen ihre Sanktionsregelungen bis zum 20. Oktober 2026 festlegen und mitteilen.
Der 20. Januar 2027 ist der Geltungsbeginn: Ab diesem Tag muss jede in Verkehr gebrachte Maschine der Verordnung entsprechen. Es gibt kein Nebeneinander, in dem der Hersteller zwischen Richtlinie und Verordnung wählen könnte. Maschinen, die vor diesem Datum nach der Richtlinie 2006/42/EG in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiterhin bereitgestellt werden (Artikel 53), doch jedes neue Inverkehrbringen — einschließlich wesentlich veränderter Maschinen — fällt unter das neue Regime.
Für die Serienfertigung liegt der reale Termin näher: Maschinen, die heute gebaut und nach dem 20. Januar 2027 verkauft werden, brauchen bereits technische Unterlagen, Anleitungen und Erklärung im neuen Format. Die Arbeit an der Dokumentation sollte daher bis Herbst 2026 abgeschlossen sein.
Die neuen Pflichten
Was sich für die Dokumentation ändert
Die Verordnung betrifft vor allem die Art, wie Konformität dokumentiert, aufbewahrt und übergeben wird. Diese Punkte verändern die tägliche Arbeit der technischen Abteilung.
Betriebsanleitung in digitaler Form
Erstmals darf die Betriebsanleitung digital statt auf Papier bereitgestellt werden (Artikel 10 Absatz 7). Sie muss weiterhin in einer Sprache vorliegen, die die Nutzer im Bestimmungsmitgliedstaat leicht verstehen. Der Hersteller muss auf der Maschine, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie die digitale Anleitung zugänglich ist, sie herunterladbar und druckbar machen und ihre Online-Verfügbarkeit über die erwartete Lebensdauer der Maschine und in jedem Fall mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen sicherstellen.
Zwei Pflichten gegenüber dem Nutzer bleiben bestehen. Verlangt der Kunde beim Kauf eine Papieranleitung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern. Bei Maschinen für nicht gewerbliche Nutzer, oder die vernünftigerweise von Laien verwendet werden können, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen ohnehin in Papierform übergeben werden.
In der Praxis muss der Hersteller für jede Maschine und jede Fassung der Anleitung nachweisen können, dass die Anleitung zugänglich war, in welcher Version und ab wann. Ein PDF auf einer Firmenwebsite, die alle drei Jahre neu gebaut wird, ist keine Zehn-Jahres-Garantie.
EU-Konformitätserklärung über das Web erreichbar
Die EU-Konformitätserklärung muss nicht mehr physisch jeder Maschine beiliegen (Artikel 10 Absatz 8). Der Hersteller kann in der Anleitung eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben, etwa einen QR-Code, über den die Erklärung abrufbar ist. Auch hier gilt die Verfügbarkeitsregel: Der Link muss über die gesamte Lebensdauer der Maschine funktionieren.
Technische Unterlagen: zehn Jahre, jederzeit verfügbar
Die technischen Unterlagen und die EU-Konformitätserklärung müssen mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen der Maschine aufbewahrt (Artikel 10 Absatz 3) und den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Die in Anhang IV definierten Unterlagen umfassen die allgemeine Beschreibung, Zeichnungen, Berechnungen, Prüfergebnisse, die Risikobeurteilung, die Liste der angewandten wesentlichen Anforderungen, die verwendeten harmonisierten Normen und die Anleitungen. Bei Maschinen mit Software und Steuerungssystemen müssen auch die Sicherheitslogik und, falls sich das Verhalten der Maschine weiterentwickeln kann, die Art und Weise dieser Entwicklung dokumentiert sein.
Zehn Jahre sind länger als die durchschnittliche Lebensdauer eines ERP-Systems, eines Servers und oft auch eines Anbieters. Die Frage lautet nicht "wo speichere ich die Unterlagen", sondern "wo ist diese Datei in acht Jahren, in welcher Version, und wer kann sie dann noch öffnen".
Schutz vor Korrumpierung und Manipulation
Die Verordnung nimmt den Schutz vor Korrumpierung in die wesentlichen Sicherheitsanforderungen auf (Anhang III, Nummer 1.1.9): Die Maschine muss so konstruiert sein, dass eine Verbindung zu einem anderen Gerät oder ein unbefugter Zugriff auf die Software keine gefährlichen Situationen erzeugt, und sicherheitsrelevante Hardware- und Softwarekomponenten müssen gegen versehentliche oder absichtliche Veränderung geschützt sein. Wo es für die Sicherheit relevant ist, muss die Maschine Nachweise über legitime und unerlaubte Eingriffe an diesen Komponenten erfassen, und die Sicherheitssoftware muss in ihren Versionen und Updates nachvollziehbar sein (Nummer 1.2.1). Auch das ist Dokumentation: Protokolle, Firmware-Versionen, Update-Aufzeichnungen.
Hochrisiko-Maschinen und Drittbewertung
Anhang I Teil A listet die Maschinenkategorien auf, deren Konformität von einer notifizierten Stelle geprüft werden muss, ohne Möglichkeit der Selbsterklärung. Erfasst sind sechs Kategorien: abnehmbare Gelenkwellen und ihre Schutzeinrichtungen, Hebebühnen für Fahrzeuge, tragbare Befestigungsgeräte mit Treibladung sowie die beiden neuen Kategorien — Sicherheitsbauteile mit vollständig oder teilweise selbstentwickelndem Verhalten auf Basis maschinellen Lernens, die Sicherheitsfunktionen erfüllen, und Maschinen, die ein solches System integrieren. Für diese Kategorien werden die technischen Unterlagen unmittelbar geprüft und müssen geordnet, vollständig und nachvollziehbar sein.
Pflichten für Hersteller, Einführer und Händler
Die Verordnung verteilt die Verantwortung über die gesamte Kette.
Der Hersteller (Artikel 10) ist für die Risikobeurteilung, die technischen Unterlagen, die Anleitungen, die Konformitätserklärung und die CE-Kennzeichnung verantwortlich. Er muss Unterlagen und Erklärung zehn Jahre aufbewahren und für die Serienfertigung Verfahren vorsehen, die die fortdauernde Konformität sichern.
Der Einführer (Artikel 13) muss prüfen, ob der Hersteller außerhalb der EU die Konformitätsbewertung durchgeführt hat, ob die technischen Unterlagen vorliegen, ob die Anleitungen in der Sprache des Bestimmungslandes vorliegen und ob die Maschine die CE-Kennzeichnung trägt. Er muss Namen und Kontaktdaten auf der Maschine oder in den Unterlagen angeben, eine Kopie der Erklärung zehn Jahre aufbewahren und sicherstellen, dass die technischen Unterlagen den Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können. Ist der Hersteller nicht erreichbar, trägt der Einführer die dokumentarische Verantwortung.
Der Händler (Artikel 14) muss vor der Bereitstellung Kennzeichnung, Anleitungen und Erklärung prüfen und mit den Behörden zusammenarbeiten, indem er die ihm vorliegenden Unterlagen bereitstellt.
Wer eine bereits in Verkehr gebrachte Maschine wesentlich verändert — durch eine physische oder digitale Änderung, die eine neue Gefahr schafft oder ein bestehendes Risiko erhöht —, gilt im Sinne der Verordnung als Hersteller (Artikel 18), mit allen daraus folgenden Dokumentationspflichten.
Vorher und nachher
Richtlinie 2006/42/EG und Verordnung 2023/1230 im Vergleich
| Aspekt | Richtlinie 2006/42/EG | Verordnung (EU) 2023/1230 |
|---|---|---|
| Rechtsnatur | Nationale Umsetzung (in Italien Gesetzesdekret 17/2010) | Unmittelbar in der gesamten EU anwendbar |
| Betriebsanleitung | Papierform verpflichtend | Digital zulässig; Papier auf Wunsch kostenlos innerhalb eines Monats; Sicherheitsinformationen auf Papier bei nicht gewerblichen Nutzern |
| Konformitätserklärung | Der Maschine beigefügt | Kann über Internetadresse oder maschinenlesbaren Code bereitgestellt werden |
| Verfügbarkeit der Anleitungen | Zeitlich nicht definiert | Erwartete Lebensdauer der Maschine, mindestens 10 Jahre |
| Aufbewahrung der technischen Unterlagen | 10 Jahre | 10 Jahre, mit erweiterten Inhalten zu Software und Steuerungen |
| Cybersicherheit | Nicht vorgesehen | Wesentliche Anforderung zum Schutz vor Korrumpierung |
| Künstliche Intelligenz | Nicht vorgesehen | Hochrisiko-Kategorien mit verpflichtender notifizierter Stelle |
| Wesentliche Veränderung | Nicht definiert | Definiert: Wer verändert, wird zum Hersteller |
| Geltungsbeginn | 29. Dezember 2009 | 20. Januar 2027 |
Maßnahmenplan
Checkliste: was bis 2026 zu tun ist
- 01Den Maschinenbestand in der Fertigung erfassen und festlegen, welche Maschinen nach dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht werden.
- 02Für jedes Modell die technischen Unterlagen an die Inhalte nach Anhang IV anpassen, einschließlich der Dokumentation von Software und Steuerungssystemen.
- 03Das Format der Anleitungen (digital, Papier, gemischt) auf Basis der Risikobeurteilung und der Nutzergruppe festlegen.
- 04Festlegen, wo die digitalen Anleitungen liegen und wie der Zugang über zehn Jahre gesichert wird: stabile URL, aufbewahrte Versionen, Nachweis der Verfügbarkeit über die Zeit.
- 05Die Zugangsmethode (QR-Code oder Internetadresse) vorbereiten, die auf der Maschine und in den Unterlagen angegeben wird.
- 06Die EU-Konformitätserklärung über denselben Kanal erreichbar machen.
- 07Das Verfahren für die Papierkopie auf Anfrage innerhalb eines Monats organisieren.
- 08Ein Versionsregister für Anleitungen, Erklärungen und Firmware mit dem Datum jeder Änderung einrichten.
- 09Bei Einfuhr aus Nicht-EU-Ländern den Zugang zu den technischen Unterlagen mit dem Hersteller vertraglich regeln und eine Kopie der Erklärung aufbewahren.
- 10Prüfen, ob Maschinen unter Anhang I Teil A fallen, und die Einbindung einer notifizierten Stelle planen.
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Demo anfordernVon der Vorschrift zur Praxis
Wie Certiblok die Konformität mit der Maschinenverordnung unterstützt
Certiblok ist die Plattform für Compliance und sicheres Dokumentenmanagement für Unternehmen und Kanzleien, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2024. Für Maschinenbauer und Einführer deckt sie genau die Punkte ab, an denen die Verordnung Verfügbarkeit über die Zeit, aufbewahrte Versionen und kontrollierten Zugriff verlangt.
QRcube
Ein QR-Code auf der Maschine öffnet die Dokumentenakte dieses Modells oder dieser Seriennummer: Betriebsanleitung, EU-Konformitätserklärung, Schaltpläne, Zertifikate. Der Inhalt hinter dem QR-Code lässt sich aktualisieren, ohne das Etikett neu zu drucken, und jede Version bleibt erhalten. Genau das ist die Zugangsmethode zu digitalen Anleitungen und Erklärung, die die Verordnung verlangt.
QRcube entdeckenDRM®-Archiv im dezentralen Netzwerk
Technische Unterlagen, Anleitungen und Erklärungen werden fragmentiert und verschlüsselt über ein Netzwerk von mehr als 26.000 Knoten verteilt: keine vollständige Kopie auf einem einzelnen Server, kein Single Point of Failure. Die zehn Jahre aufbewahrten Unterlagen bleiben verfügbar, auch wenn Anbieter, Server und Systeme wechseln.
DRM® entdeckenVersionierung mit vollständiger Historie
Anleitungen, Erklärungen und Dokumente der technischen Unterlagen behalten alle Revisionen, mit Versionsvergleich. So lässt sich zeigen, welche Fassung der Anleitung oder Erklärung für eine an einem bestimmten Tag verkaufte Maschine veröffentlicht und verfügbar war.
Kontrollierte Freigabe
Anleitungen und Erklärungen lassen sich mit Kunden, Händlern und Behörden teilen — mit Ablaufdatum, Widerruf und Bestätigung, dass der Empfänger geöffnet und gelesen hat, ohne E-Mail-Anhänge zu versenden.
Freigabe entdeckenAudit Room
Bei einer Prüfung durch die Marktüberwachung oder eine notifizierte Stelle ist die Dokumentation eines Modells bereits gesammelt und geordnet an einem Ort verfügbar, samt Protokoll, wer wann was eingesehen hat.
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Verteiltes, verschlüsseltes und ransomware-resistentes Backup der Unterlagen, als Unterstützung der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
VaultCube® entdeckenHäufige Fragen zur Maschinenverordnung
Wann gilt die Maschinenverordnung 2023/1230?
Erlaubt die Maschinenverordnung, die Anleitung nur digital bereitzustellen?
Muss die EU-Konformitätserklärung der Maschine weiterhin beiliegen?
Wie lange müssen die technischen Unterlagen aufbewahrt werden?
Was ändert sich für Einführer?
Müssen vor 2027 verkaufte Maschinen nachgerüstet werden?
Reicht ein QR-Code auf der Maschine für die Konformität?
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