Jede Maschine kommt mit ihrem Handbuch. Das Handbuch erzählt, wie die Maschine entstanden ist, nicht wie sie gelebt hat. Nach zehn oder fünfzehn Jahren Arbeit hängt der tatsächliche Zustand einer Maschine von allem ab, was nach der Auslieferung geschehen ist: Eingriffe, Ersatzteile, Prüfungen, Modifikationen, Software-Updates. Diese Geschichte existiert normalerweise, ist aber verstreut zwischen einem Schrank, einem Ordner, einem Verwaltungssystem und den E-Mails einiger Techniker. Die lebendige Akte gibt ihr einen genauen Platz.
Was ist die lebendige Maschinenakte?
Die lebendige Akte der Maschine ist die Gesamtheit der Dokumente, die das Leben einer Maschine nach der Auslieferung beschreiben und die Originaldokumentation des Herstellers ergänzen, ohne sie zu verändern. Der Ausdruck wird von Certiblok® verwendet, um sie von den beiden Dokumenten zu unterscheiden, die der Hersteller gesetzlich erstellen muss: die technische Akte und die Gebrauchsanweisung.
Der Hersteller fotografiert die Maschine am Tag ihrer Markteinführung, und dieses Foto darf nicht verändert werden. Wer sie benutzt, benötigt einen zweiten Ordner, der mit derselben Maschine verbunden ist, um alles einzufügen, was danach geschieht.
| Technische Akte | Gebrauchsanweisung | Lebendige Akte | |
|---|---|---|---|
| Wer erstellt sie | Der Hersteller | Der Hersteller | Wer die Maschine benutzt und wartet |
| Wann | Vor der Markteinführung | Lieferung mit der Maschine | Während der gesamten Lebensdauer der Maschine |
| Wer konsultiert sie | Die Aufsichtsbehörden, auf Anfrage | Benutzer und Wartungspersonal | Wartungspersonal, Sicherheitsbeauftragte, Prüfer, Auditoren, zukünftiger Käufer |
| Wird sie geändert? | Bleibt beim Hersteller | Nur der Hersteller aktualisiert sie | Wird im Laufe der Zeit angereichert, ohne zu überschreiben |
| Referenz | Verordnung (EU) 2023/1230, Anhang IV | Verordnung (EU) 2023/1230, Art. 10 und Anhang III | Gesetzesdekret 81/2008, Art. 71; Verordnung 2023/1230, Art. 18 |
Warum sie notwendig ist: Was die Vorschriften von den Maschinenbenutzern verlangen
Die Maschinenverordnung betrifft hauptsächlich diejenigen, die Maschinen herstellen und auf den Markt bringen. Die Benutzer haben jedoch eigene Pflichten, und einige Neuerungen der Verordnung machen diese konkreter.
Artikel 71 des Gesetzesdekrets 81/2008 verlangt vom Arbeitgeber, die Ausrüstung durch eine geeignete Wartung in einem funktionsfähigen Zustand zu halten. Für kontrollpflichtige Geräte müssen die Ergebnisse schriftlich festgehalten und mindestens für die letzten drei Jahre aufbewahrt werden. Die im Anhang VII genannten Geräte unterliegen auch regelmäßigen Überprüfungen.
Artikel 18 der Verordnung 2023/1230 betrachtet als Hersteller, wer an einer bereits in Betrieb befindlichen Maschine eine physikalische oder digitale Änderung vornimmt, die eine neue Gefahr einführt oder ein bestehendes Risiko erhöht. Um festzustellen, ob ein Eingriff in diese Kategorie fällt, muss man wissen, was zuvor an derselben Maschine getan wurde.
Anhang III (Punkte 1.1.9 und 1.2.1) fordert, dass neue Maschinen Software und kritische Daten schützen, Nachweise über Softwareeingriffe sammeln und Daten über Eingriffe und Versionen der nach dem Inverkehrbringen geladenen Sicherheitssoftware für fünf Jahre aufbewahren. Diese Daten werden von der Maschine gespeichert. Die Lebensakte ergänzt die Dokumente: Wer hat das Update wann, warum und mit welchem Ergebnis durchgeführt.
Artikel 10 erlaubt es dem Hersteller, die Anweisungen in digitaler Form bereitzustellen, die für die vorgesehene Lebensdauer der Maschine und in jedem Fall für mindestens zehn Jahre zugänglich sind. Wenn der Benutzer dies zum Zeitpunkt des Kaufs wünscht, ist eine gedruckte Kopie kostenlos. Die Lebensakte kann neben den Anweisungen liegen und über denselben Zugangspunkt geöffnet werden.
Was eine Lebensakte enthält
Wartung: Berichte über ordentliche und außerordentliche Eingriffe, installierte Ersatzteile, Kalibrierungen, geplante Schmierung.
Überprüfungen und Kontrollen: Protokolle der regelmäßigen Überprüfungen, Ergebnisse der Kontrollen gemäß Art. 71, Audit-Feststellungen und Korrekturmaßnahmen.
Sicherheit: Aktualisierte Risikobewertung für den Arbeitsplatz, interne Bedienungsanleitungen, vorgesehene PSA, Register der Mitarbeiterschulungen.
Software und Konfiguration: Installierte Versionen, Technikerhinweise, Sicherheitskopien der SPS-Programme.
Änderungen und Nachrüstungen: Beschreibung des Eingriffs, Datum, Ausführender, Bewertung der wesentlichen Änderung und, falls erforderlich, die neue Konformitätsdokumentation.
Ereignisse: Wiederkehrende Störungen, Maschinenausfälle, Beinaheunfälle, Meldungen der Bediener.
Eigentümerwechsel: Datum, Übergeber, Erwerber, Zustand der Maschine zum Zeitpunkt der Übergabe.
Wer sie aktualisiert und wann sie benötigt wird
Mehrere Personen tragen zur Lebensakte bei. Die Tabelle zeigt, wer was hinzufügt und in welcher Situation er es wiederfinden muss.
| Figur | Beitrag | Kritischer Moment |
|---|---|---|
| Interner oder externer Wartungsdienst | Interventionsberichte, Ersatzteile, Kalibrierungen, Software-Updates | Nächtlicher Stillstand, Streit mit einem Lieferanten, Wechsel des Wartungsdienstleisters |
| Sicherheitsbeauftragter oder Sicherheitsmanager | Risikobewertung, Bedienungsanleitungen, PSA | Inspektion, Unfall, Änderung der Linie |
| Prüfstelle oder Auditor | Protokolle, Feststellungen, Korrekturmaßnahmen | Folgeprüfung, Erneuerung einer Zertifizierung |
| Bediener | Kontrollen zu Schichtbeginn, Anomalien, Meldungen | Fehleranalyse, Schulung eines neuen Mitarbeiters |
| Einkaufsabteilung oder Geschäftsleitung | Verträge, Garantien, Übergabedokumente | Weiterverkauf, Außerbetriebnahme, Gutachten |
Wie man eine Lebensakte erstellt: Sechs Anforderungen
Welches Werkzeug auch immer gewählt wird, eine Lebensakte muss sechs Bedingungen erfüllen.
Es wird über die Maschine erreicht, mit einem Code auf dem Typenschild, ohne wissen zu müssen, wen man anrufen oder welchen Ordner man öffnen muss.
Es hält die Dokumente des Herstellers getrennt: Wer einen Bericht hinzufügt, legt ihn neben das Handbuch und kann es nicht ändern.
Es speichert jede Version mit ihrem Datum. Kein Dokument wird überschrieben.
Für jedes Dokument wird aufgezeichnet, wer es wann hochgeladen hat.
Es befindet sich außerhalb des Firmennetzwerks, sodass jeder, der den Code einscannt (auch ein externer Techniker), keinen Zugriff auf die Unternehmensdomäne erhält.
Es überlebt den Wechsel des Lieferanten, des Verantwortlichen und des Eigentümers. Die Maschine hält länger als jeder Vertrag.
Die lebende Akte über den Lebenszyklus der Maschine hinweg
Die Akte wird bei der Lieferung geöffnet, verbunden mit den Anweisungen des Herstellers und dem Abnahmeprotokoll. Während des Betriebs fügen Wartungspersonal und Bediener Interventionen und Meldungen hinzu, und der Bereitschaftstechniker findet Schaltpläne und Historie auch nachts.
Vor einer Nachrüstung oder einem Software-Update dient die Historie dazu, zu beurteilen, ob der Eingriff eine wesentliche Änderung darstellt. Bei einer Inspektion oder einem Audit wird die Frage „Wo sind die Dokumente dieser Maschine?“ in einer Minute beantwortet, mit den Versionen in der richtigen Reihenfolge.
Wenn die Maschine weiterverkauft wird, unterstützt eine dokumentierte Historie ihre Bewertung. Ohne Historie ist sie oft nur Altmetall wert. Bei der Stilllegung bleibt die Akte als Archiv für eventuelle Reklamationen oder Überprüfungen erhalten.
Wie es mit Certiblok® verwaltet wird: QRcube und QRcube Life
Certiblok® ist die italienische Plattform für das digitale Dokumentenmanagement von Maschinen und die Dokumenten-Compliance, mit einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Managementsystem. Die lebende Akte wird mit zwei Tools erstellt.
QRcube® platziert einen einzigen QR-Code auf der Maschine, der zu den Dokumenten des Herstellers führt: Anweisungen, EU-Konformitätserklärung, Schaltpläne, Zertifikate. Der Code bleibt derselbe, auch wenn die Dokumente aktualisiert werden, und kann vom Smartphone aus ohne Installation einer App geöffnet werden. DWG-, DXF- und STL-Zeichnungen werden direkt angezeigt.
QRcube Life fügt auf demselben QR-Code einen Bereich hinzu, in dem autorisierte Wartungstechniker, Inspektoren und Auditoren ihre eigenen Dokumente hochladen. Die Dokumente des Herstellers bleiben intakt, jede Ergänzung wird mit der Versionshistorie gespeichert und die Historie bleibt mit der Maschine verbunden, auch wenn der Eigentümer wechselt.
Die Dokumente befinden sich nicht auf den Servern des Kunden. Sie sind mit AES-256 verschlüsselt, fragmentiert und über ein dezentrales Netzwerk verteilt: Wer den Code einscannt, kann sie einsehen, ohne in die Domäne des Unternehmens einzudringen.
„Die Geschichte einer Maschine muss ihr folgen, auch wenn der Eigentümer wechselt.“ Gianluigi Michelotto, CTO von Certiblok®
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