Sicherheitsdatenblätter (SDB) sind obligatorische Dokumente für alle Unternehmen, die chemische Substanzen herstellen, vertreiben oder verwenden. Ihre Funktion ist es, grundlegende Informationen über Risiken, Verwendung, Transport und Entsorgung von Produkten bereitzustellen. Heute geht es jedoch nicht mehr um die Erstellung des Dokuments, sondern darum, wie SDBs korrekt mit Kunden geteilt werden können, um Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und Konformität zu gewährleisten.
Immer mehr Unternehmen suchen nach Lösungen, um Sicherheitsdatenblätter online zu teilen, SDBs in der Cloud zu verwalten, die Einhaltung von REACH und CLP zu gewährleisten und den Versand sowie das Lesen von Dokumenten nachzuverfolgen. Ein Bedarf, den traditionelle Tools nicht mehr abdecken können.
Warum traditionelle Methoden nicht mehr ausreichen
Viele Unternehmen verwenden weiterhin unzureichende Tools für das Dokumentenmanagement: E-Mails mit PDF-Anhängen, generische freigegebene Ordner, Portale ohne Zugriffskontrolle. Diese Methoden gewährleisten keine Dokumentensicherheit, bieten keine Nachverfolgbarkeit, verwalten keine Versionierung und liefern vor allem keinen rechtlichen Nachweis der Zustellung.
Das Ergebnis ist ein konkretes Risiko: Kunden, die veraltete Blätter verwenden, mangelnde Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Unmöglichkeit, die erfolgte Verteilung der SDBs im Falle einer Kontrolle nachzuweisen.
Was REACH und CLP für Sicherheitsdatenblätter vorschreiben
Die europäischen Vorschriften REACH und CLP verlangen, dass Sicherheitsdatenblätter immer aktuell, leicht zugänglich und den Kunden zur Verfügung gestellt werden und den neuesten verfügbaren Informationen entsprechen. Die Vorschriften implizieren jedoch auch die Notwendigkeit, die korrekte Verteilung des Dokuments nachzuweisen. Und genau an diesem Punkt sind viele Unternehmen unzureichend aufgestellt: Sie haben das aktualisierte SDB, aber keine Möglichkeit zu beweisen, dass der Kunde es tatsächlich erhalten und angesehen hat.
Die Grenzen traditioneller SDB-Software
Software zur Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern ist nützlich für die Erstellung von SDBs, die Archivierung von Dokumenten und die Verwaltung chemischer Datenbanken. Oft decken sie jedoch kritische Aspekte wie erweiterte IT-Sicherheit, Dokumentenaudit, Zugriffstransparenz und Schutz vor Ransomware-Angriffen nicht ab. Kurz gesagt: Sie verwalten SDBs, aber nicht deren sichere Freigabe.
Wie SDBs sicher und nachvollziehbar geteilt werden können
Ein modernes Management der Blätter muss vier grundlegende Elemente umfassen.
Kontrollierter Zugriff, bei dem nur autorisierte Benutzer Dokumente einsehen können.
Vollständige Nachvollziehbarkeit, die überwacht, wer wann zugreift und was heruntergeladen wird.
Automatische Versionierung, die stets die neueste aktualisierte Version verfügbar macht und das Risiko veralteter Dokumente eliminiert.
Dateischutz, der sie unveränderlich macht und vor Cyberangriffen schützt.
Die Certiblok®-Lösung für den Austausch von Sicherheitsdatenblättern
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzen einige Unternehmen auf sichere Dokumenten-Sharing-Plattformen wie Certiblok®, die auf einer dezentralen Cloud, Blockchain-Technologie und erweiterten Dokumentenprüfung basieren.
Die konkreten Vorteile betreffen verschiedene Bereiche. Im Bereich des sicheren Sharings ermöglicht Certiblok® den Versand über geschützte Links und die Automatisierung des Versands neuer Versionen oder des erneuten Versands nach 12 Monaten. Im Bereich des Dokumentenaudits ermöglicht es die Überprüfung des Versands und den Erhalt eines Zustellnachweises, ein wesentliches Element bei Kontrollen oder Streitigkeiten. Im Bereich des Versionsmanagements gewährleistet es stets die Verfügbarkeit der aktualisierten Version und pflegt einen vollständigen Änderungsverlauf. Im Bereich der IT-Sicherheit schützt es vor Ransomware dank verteilter Daten ohne Single Point of Failure und unveränderlichen Dokumenten.
Ein Wettbewerbsvorteil, nicht nur eine Verpflichtung
Die Implementierung einer sicheren Lösung für den Austausch von Sicherheitsdatenblättern reduziert das rechtliche Risiko, verbessert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, erhöht das Kundenvertrauen und differenziert von Wettbewerbern. Das SDB-Management entwickelt sich von einer bloßen regulatorischen Verpflichtung zu einem strategischen Prozess der Sicherheit und Kontrolle: Plattformen wie Certiblok® repräsentieren diese Entwicklung.